Durante a nossa recente participação no Fórum Comprar, nosso stand teve a oportunidade de interagir com diversos profissionais do ramo de compras. Foi revelador constatar que, apesar dos avanços tecnológicos e das soluções modernas disponíveis, uma parcela significativa de participantes, 43% ainda gerenciam seus contratos por meio de planilhas.
Essa constatação ressalta um desafio persistente na Gestão de Contratos. A dependência de planilhas pode resultar em ineficiências, riscos desnecessários e dificuldades na manutenção e monitoramento adequados. A complexidade da gestão de contratos exige uma abordagem mais automatizada para garantir uma gestão eficaz!
As planilhas podem acarretar problemas como falta de visibilidade em tempo real, dificuldade em rastrear alterações e vencimentos, além de limitações na colaboração entre equipes. Além disso, a possibilidade de erros humanos ou falta de atualização, podem ter um impacto negativo nos processos de compras e nas relações com os fornecedores.
Para superar esses desafios e aproveitar ao máximo os recursos disponíveis, é essencial considerar a adoção de soluções modernas para gestão de contratos. Adotar uma plataforma específica para esse propósito permite centralizar informações, automatizar processos de gestão para vencimentos, reajustes e renegociações, simplificar a comunicação com fornecedores, fornecer uma visão abrangente do status de todos os contratos ativos e muito mais!
Seja qual for a realidade da sua empresa, a gestão de contratos no departamento de compras é um processo complexo e crucial para o sucesso organizacional. Ao adotar boas práticas, a empresa pode otimizar sua eficiência, minimizar riscos e estabelecer relações de fornecedores mais sustentáveis e vantajosas. Através de uma abordagem estratégica e proativa, a gestão de contratos pode se tornar uma ferramenta poderosa para o crescimento e a competitividade.
Boas Práticas e Estratégias Eficientes na Gestão de Contratos:
Documentação Completa: Garanta que todos os acordos e comunicações sejam registrados e arquivados adequadamente para referência futura.
Comunicação Eficiente: Mantenha linhas de comunicação abertas com fornecedores para resolver problemas rapidamente e evitar mal-entendidos.
Avaliação de Riscos: Identifique e avalie os riscos associados ao contrato e implemente medidas para mitigá-los.
Equipe Qualificada: Conte com uma equipe capacitada para lidar com a gestão de contratos, compreendendo as nuances legais e comerciais.
Flexibilidade: Projetar contratos que possam acomodar mudanças nas necessidades da organização ou no ambiente de negócios.
Monitoramento e Cumprimento: Uma vez que o contrato esteja em vigor, o monitoramento contínuo do cumprimento dos termos é essencial. Isso pode incluir a verificação da qualidade dos produtos/serviços fornecidos, o cumprimento dos prazos de entrega e o acompanhamento dos indicadores (KPIs) acordados.
Renovação e Renegociação: À medida que o prazo do contrato se aproxima do vencimento, é importante considerar a renovação ou renegociação. Isso pode ser uma oportunidade para avaliar o desempenho do fornecedor e revisar os termos do contrato com base em novas necessidades da organização ou mudanças no mercado.
Tecnologia e Automação: A tecnologia pode ser sua aliada neste processo.
Busque aquela que atenda as regras da empresa, integre as áreas envolvidas e proporcione um processo mais ágil e com menos controles manuais.
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