O contrato venceu, ninguém percebeu — e agora a empresa precisa renovar às pressas, pagar multa ou aceitar um reajuste inesperado. Essa situação, infelizmente, é mais comum do que se imagina.
Recebemos com frequência relatos como este de empresas que nos procuram:
“Precisamos reduzir erros, porque hoje a equipe esquece dos vencimentos e acabamos pagando multas altíssimas. Sem a antecedência adequada, não conseguimos buscar outros fornecedores e temos que renovar com os mesmos, porque o contrato já está vencido.”
Esse tipo de problema revela uma dor real: a falta de controle e de visibilidade sobre o ciclo de vida dos contratos. E quando a gestão depende de planilhas ou memória da equipe, os riscos aumentam.
O Que Acontece Quando o Vencimento Passa Despercebido?
Esquecer o vencimento de um contrato é mais do que um erro administrativo. Pode ser um prejuízo financeiro significativo, com impactos operacionais e estratégicos.
Principais consequências:
- Renovação automática ou Multas por falta de aviso de rescisão: muitos contratos exigem comunicação formal prévia para que não sejam renovados automaticamente. Perder esse prazo resulta em penalidades.
- Reajustes automáticos sem avaliação ou negociação: cláusulas de reajuste podem ser aplicadas sem qualquer contestação, simplesmente porque ninguém se atentou ao prazo e perdeu a oportunidade de negociar.
- Impossibilidade de buscar outro fornecedor por falta de tempo: a empresa perde o poder de escolha, ficando dependente do fornecedor atual.
- Renovação com termos desatualizados ou desfavoráveis: cláusulas antigas permanecem válidas, mesmo que já não atendam aos interesses atuais da empresa.
- Desalinhamento com os objetivos da empresa: contratos renovados automaticamente podem manter serviços ou condições que já não fazem sentido para o momento da organização.
Por Que Planilhas e Alertas por E-mail Não Resolvem?
A maioria das empresas que enfrenta esse tipo de problema ainda utiliza planilhas para controlar vencimentos. Mesmo com alertas por e-mail ou calendários compartilhados, o processo continua frágil.
Por que?
- As planilhas são passivas: elas dependem de alguém verificar e tomar uma atitude — e isso geralmente falha.
- Os alertas dependem de leitura e iniciativa humana: se o colaborador está ausente, atarefado ou desatento, o alerta não tem efeito.
- Atribuições não são claras: muitas vezes, ninguém sabe exatamente quem é o responsável por decidir se vai renovar ou encerrar o contrato.
- Não há rastreabilidade nem garantia de que alguém tomou providência: o histórico de ações fica perdido, dificultando a prestação de contas e a gestão efetiva.
Esse modelo reativo é altamente suscetível a falhas humanas. E falhas humanas, em contratos, podem custar caro.
Como Garantir que Nenhum Contrato Passe Despercebido?
A solução está em substituir o modelo reativo por um modelo proativo e informatizado. Um sistema, além de notificar vai disparar workflows automaticamente contendo atividades com prazos e responsáveis pelo monitoramento.
Veja como funciona na prática:
- O sistema identifica que um contrato está próximo do vencimento.
- Automaticamente, cria uma atividade para o responsável pelo contrato decidir entre: renovar, renegociar ou encerrar.
- Essa tarefa tem prazo de execução, com datas definidas automaticamente, e é monitorada pelo sistema.
- Se houver atraso, o responsável é alertado novamente até que a ação seja tomada.
- O responsável pela gestão também pode acompanhar o andamento deste processo, aumentando a transparência.
Essa abordagem ativa garante que nenhum contrato fique “esquecido”, e que as decisões sejam tomadas com antecedência, não sob pressão.
Benefícios de um Sistema de Contratos com Workflows Automatizados
Implementar um sistema que automatize o ciclo de vida dos contratos reduz drasticamente o risco de vencimentos esquecidos e melhora a governança contratual.
Principais ganhos:
- Antecipação de decisões: com tempo hábil para renegociar cláusulas, buscar novos fornecedores ou preparar um encerramento planejado.
- Evita renovações automáticas indesejadas: as decisões são tomadas com base em dados históricos e análises, não de forma subjetiva.
- Melhora o poder de barganha: ao ter tempo para pesquisar o mercado, a empresa negocia com mais força e confiança.
- Aumenta a segurança da gestão: todas as ações ficam registradas, com responsáveis e prazos definidos.
- Facilita auditorias e relatórios: histórico de atividades, decisões tomadas e alterações contratuais é facilmente acessado.
- Integra áreas da empresa: jurídico, compras, financeiro e solicitantes acompanham o contrato conforme seu papel, com acesso segmentado.
Além disso, um bom sistema permite personalizar os prazos de notificação conforme o tipo de contrato, grau de criticidade, ou outro atributo importante para a sua empresa, oferecendo flexibilidade e controle.
Conclusão
Esquecer o vencimento de um contrato não pode mais ser uma realidade na sua empresa. Com o apoio da tecnologia, é possível sair do modo emergencial e assumir o controle do ciclo de vida dos contratos com segurança, agilidade e responsabilidade.
Fale com nossos especialistas e veja como podemos ajudar sua empresa a nunca mais perder um vencimento contratual!
