A gestão eficiente de contratos exige organização, prazos bem definidos e acompanhamento de cada etapa do processo. No entanto, muitas empresas ainda enfrentam problemas como atrasos e baixa visibilidade do andamento das etapas, pouca clareza nas responsabilidades e dificuldade em medir a produtividade da equipe.
Para evitar esses gargalos, o acompanhamento de SLAs (Service Level Agreements) torna-se essencial na Gestão de Contratos. Definir e monitorar esses acordos garante que cada profissional envolvido, cumpra os prazos estabelecidos e contribua para a fluidez dos processos.
Neste artigo, você entenderá como os SLAs impactam diretamente a eficiência da equipe e de que forma um sistema de gestão de contratos pode automatizar esse acompanhamento.
O Que São SLAs e Por Que São Importantes na Gestão de Contratos?
Os SLAs (Acordos de Nível de Serviço) são métricas utilizadas para definir prazos e padrões de qualidade nos processos internos de uma empresa. Na gestão de contratos, eles ajudam a garantir que todas as etapas – da solicitação à execução – ocorram dentro dos prazos definidos, trazendo controle e previsibilidade ao processo.
📌 Exemplo de SLAs na gestão de contratos:
✔️ Prazo para revisão jurídica de um contrato: 5 dias úteis
✔️ Prazo para aprovação financeira: 3 dias úteis
✔️ Prazo para assinatura após aprovação: 2 dias úteis
Quando os SLAs são bem definidos, a empresa consegue evitar atrasos, melhorar a previsibilidade dos processos e garantir que as obrigações contratuais sejam cumpridas com mais controle e menor exposição a riscos.
Principais Benefícios do Acompanhamento de SLAs na Gestão de Contratos
✅ 1. Redução de Atrasos nos Processos
Sem SLAs, os contratos podem ficar parados em determinadas etapas sem que ninguém perceba. O acompanhamento dos prazos de cada atividade permite identificar gargalos e contribui para melhorar a eficiência da equipe.
✅ 2. Mais Transparência e Responsabilidade
Ao estabelecer SLAs claros, cada colaborador sabe exatamente o que deve fazer e em qual prazo. Isso evita confusão sobre responsabilidades e melhora a comunicação entre os setores.
✅ 3. Melhoria nos Processos
Com indicadores de desempenho baseados nos SLAs, os gestores podem identificar quais etapas do processo precisam de ajustes, seja para otimizar fluxos, corrigir gargalos ou até avaliar se o dimensionamento da equipe está adequado à demanda.
✅ 4. Conformidade e Redução de Riscos
Atrasos na gestão contratual podem resultar em descumprimento de cláusulas, multas ou perdas financeiras. O monitoramento de SLAs contribui para reduzir esses riscos, promovendo maior controle sobre o cumprimento dos prazos e obrigações contratuais.
✅ 5. Automação e Monitoramento em Tempo Real
Com um sistema de gestão de contratos, é possível acompanhar os SLAs em painéis em estilo kanban e relatórios automáticos, com alertas enviados sempre que um prazo estiver próximo do vencimento.
Como Implementar SLAs na Gestão de Contratos?
📌 1. Identifique as Principais Etapas do Processo Contratual
Antes de definir os SLAs, é importante mapear todo o fluxo da gestão de contratos, da solicitação à execução e encerramento, para compreender onde estão os principais pontos de atenção e quais etapas demandam maior controle.
Principais etapas:
✔️ Solicitação e elaboração do contrato
✔️ Revisão interna
✔️ Revisão da outra parte
✔️ Aprovação
✔️ Assinatura
✔️ Monitoramento e execução
✔️ Renegociação ou encerramento
📌 2. Defina Prazos Realistas para Cada Etapa
Os SLAs devem ser claros e atingíveis, considerando o tempo necessário para cada atividade relacionada ao contrato. Prazos irreais podem sobrecarregar a equipe e gerar baixa adesão ao processo.
📌 3. Utilize um Sistema de Gestão para Acompanhar SLAs
Monitorar manualmente os SLAs pode ser trabalhoso e suscetível a falhas. Um sistema de gestão de contratos permite:
✔️ Definir SLAs para cada atividade do processo
✔️ Criar alertas automáticos para quando uma atividade for iniciada
✔️ Criar alertas automáticos quando um prazo estabelecido vencer
✔️ Medir atividades concluídas no prazo, antes do prazo ou em atraso
✔️ Gerar relatórios de desempenho da equipe
✔️ Rastrear o tempo médio de cada etapa
📌 4. Analise e Otimize os SLAs Regularmente
Acompanhar SLAs não é um processo estático. Os gestores devem analisar os indicadores, identificar gargalos e ajustar prazos conforme necessário a fim de manter um fluxo mais adequado à realidade do time e às necessidades do negócio.
Conclusão
O acompanhamento de SLAs na gestão de contratos contribui para mais controle, eficiência e transparência em cada etapa do processo. Com prazos bem definidos e um monitoramento automatizado, as empresas têm mais condições de reduzir atrasos, minimizar riscos e promover ganhos na produtividade da equipe.
Se sua empresa ainda não acompanha SLAs ou enfrenta dificuldades em identificar os gargalos do seu fluxo de contratos, talvez esteja na hora de modernizar sua gestão! Entre em contato com nossos especialistas e conheça o sistema de gestão de contratos que pode tornar seus processos mais ágeis, seguros e eficientes!
