Contratos são a base das relações comerciais e operacionais de uma empresa, mas muitos problemas só são percebidos quando o contrato já está em vigor. Cláusulas desfavoráveis, prazos mal definidos, reajustes abusivos e obrigações que passaram despercebidas podem gerar impactos financeiros e operacionais graves.
Mas por que esses erros passam despercebidos? Como evitar que surpresas desagradáveis prejudiquem a empresa? Neste artigo, exploramos as causas desse problema e como um monitoramento eficiente pode evitar danos antes que seja tarde.
Por Que Erros em Contratos Só São Descobertos Depois?
Muitas empresas lidam com contratos de forma reativa, ou seja, só revisam os termos quando surge um problema. Aqui estão os principais motivos pelos quais isso acontece:
📌 1. Falta de Padronização
Não ter modelos padrões para contratos e trabalhar na sua maioria com a revisão de modelos da outra parte, faz com que cláusulas desfavoráveis precisem ser aceitas.
✔ Consequência: Os contratos sempre são revisados do zero e, muitas vezes, devido a urgência em concluir a análise, cláusulas desfavoráveis são aceitas achando que nunca dará problema.
✔ Solução: Criar modelos padronizados que garantam que as cláusulas são favoráveis à sua empresa, além da agilidade na formalização, haverá tranquilidade de que tudo o que a sua empresa precisa estará em seu contrato.
📌 2. Falta de Revisão Cuidadosa Antes da Assinatura
A pressa para fechar negócios muitas vezes leva à assinatura de contratos sem uma análise detalhada, principalmente quando os modelos vêm da outra parte. Equipes sobrecarregadas podem não ter tempo para revisar cláusulas críticas, resultando em obrigações mal compreendidas.
✔ Consequência: Termos desfavoráveis passam despercebidos e a empresa só percebe quando precisa cumprir alguma exigência inesperada.
✔ Solução: Criar um processo padronizado de revisão contratual, garantindo que todos os pontos-chave sejam avaliados antes da assinatura.
📌 3. Cláusulas e Obrigações Ambíguas
Muitos contratos possuem redações confusas ou termos vagos, deixando margem para interpretações diferentes. Isso pode causar conflitos entre as partes e custos inesperados.
✔ Consequência: Empresas podem ser obrigadas a cumprir obrigações que não estavam claras durante a negociação.
✔ Solução: Implantar fluxos de análise de contrato que garanta que as áreas terão a visão clara das obrigações de cada uma: financeiro, jurídico, demandante, controladoria, etc.
📌 4. Falta de Monitoramento Contínuo
Um erro comum é assinar o contrato e esquecê-lo até que surja um problema. Muitas empresas não acompanham ou acompanham de forma precária os prazos, reajustes e obrigações, o que leva a surpresas desagradáveis.
✔ Consequência: Renovações e reajustes automáticos, multas por atraso e não conformidade com cláusulas passam despercebidos.
✔ Solução: Informatizar a gestão para ter alertas e workflows automáticos para acompanhar eventos de contratos antes que eles causem impactos negativos.
📌 5. Comunicação Descentralizada Entre Setores
Os contratos envolvem diversas áreas da empresa, como a área solicitante, o jurídico, financeiro, compras e outras. Quando a comunicação não é eficiente, informações críticas podem ser perdidas ou ignoradas.
✔ Consequência: O setor financeiro pode não estar ciente de um reajuste contratual, ou o jurídico pode desconhecer novas cláusulas acordadas pelo time comercial.
✔ Solução: Utilizar um sistema centralizado para que todas as partes envolvidas tenham acesso às informações relevantes do contrato.
O Impacto de Não Revisar Cláusulas, Prazos e Obrigações no Momento Certo
Os erros em contratos podem gerar problemas sérios, incluindo:
✔️ Custos inesperados: Reajustes automáticos ou multas por descumprimento de cláusulas ignoradas.
✔️ Riscos jurídicos: Contratos mal elaborados podem gerar disputas e até ações judiciais.
✔️ Perda de fornecedores ou clientes: Falhas no cumprimento de obrigações podem prejudicar parcerias estratégicas.
✔️ Dificuldade na negociação de renovação: Cláusulas desfavoráveis tornam a renovação do contrato menos vantajosa.
Ferramentas para Garantir Análise Detalhada Antes e Durante a Vigência do Contrato
A melhor maneira de evitar problemas é informatizar a gestão com controle estruturado através de ferramentas que garantam visibilidade total sobre os contratos e suas obrigações.
✅ 1. Checklist de Revisão Contratual Antes da Assinatura
Criar um checklist detalhado ajuda a garantir que todos os pontos críticos sejam analisados antes da assinatura.
✔️ Revisão de cláusulas financeiras e de reajuste.
✔️ Validação de prazos e obrigações operacionais.
✔️ Análise de riscos e conformidade regulatória.
✅ 2. Sistema de Gestão de Contratos
Utilizar um software especializado permite centralizar todas as informações do contrato e acompanhar seu ciclo de vida de forma automatizada.
✔️ Alertas e workflows automáticos para prazos, reajustes, vencimentos e ocorrências.
✔️ Controle de versões e aprovações.
✔️ Rastreamento de alterações e obrigações pendentes.
✅ 3. Workflows Automáticos para Acompanhamento
Automatizar os processos envolvidos no ciclo de vida dos contratos reduz erros, traz agilidade, identifica gargalos e melhora a comunicação entre setores.
✔️ Notificações para setores responsáveis quando uma cláusula precisa ser revisada.
✔️ Aprovações automatizadas para mudanças contratuais.
✔️ Registro histórico de todas as interações no contrato.
✅ 4. Auditorias Contratuais Periódicas
Auditorias internas ajudam a identificar riscos e falhas antes que se tornem problemas reais.
✔️ Revisão de contratos para identificar cláusulas críticas.
✔️ Comparação com contratos anteriores para evitar termos desfavoráveis.
✔️ Definição de regras claras para que a gestão dos contratos seja equânime.
Conclusão
Descobrir problemas em contratos quando já é tarde pode custar caro para a empresa. Erros que passam despercebidos antes da assinatura ou durante a vigência do contrato podem gerar prejuízos financeiros e riscos jurídicos.
A solução está em um monitoramento estruturado, revisão detalhada e uso de ferramentas automatizadas. Se sua empresa quer garantir mais segurança e controle sobre seus contratos, invista na informatização com processos bem definidos. A tecnologia pode evitar surpresas desagradáveis.
