Ao redigir um contrato, as obrigações e responsabilidades estão escritas no papel, mas como estar tranquilo de que estas obrigações estão sendo cumpridas.
Existem ainda obrigações não escritas, ou seja, obrigações de gestão, como por exemplo:
Saber quantos contratos estão vigentes hoje na sua empresa? Quais contratos estão prestes a vencer ou a reajustar? Como os serviços são executados? Se você não consegue responder a essas perguntas com segurança, sua empresa pode estar exposta a riscos e prejuízos.
O cumprimento de algumas obrigações é comprovado atravésda exigência de documentos e comprovantes, mas muitas obrigações exigem muitos controles para garantir o seu cumprimento.
Neste artigo, vamos explorar os riscos de não gerenciar as obrigações contratuais e como garantir um controle adequado, com o apoio da tecnologia.
Os Perigos da Baixa Visibilidade Sobre Cláusulas em Vigor
Ter um contrato assinado não significa que ele está sendo devidamente cumprido. A falta de controle sobre cláusulas e obrigações em vigor pode gerar uma série de problemas:
📌 1. Descumprimento de obrigações legais ou comerciais
Prazos não respeitados, documentos não entregues, documentos vencidos. avaliações não realizadas… A ausência de acompanhamento efetivo pode levar ao descumprimento parcial ou total do contrato.
✔ Consequência: Multas, rescisões antecipadas, perda de fornecedores ou clientes, processos judiciais e danos à reputação da empresa.
📌 2. Cláusulas esquecidas que geram impacto financeiro
Sem acompanhamento adequado, cláusulas de reajuste, garantias, renovações automáticas ou metas de desempenho podem ser ignoradas, impactando o caixa e a operação.
✔ Consequência: Pagamento de valores indevidos, renovações desnecessárias ou não aproveitamento de cláusulas vantajosas.
📌 3. Riscos para auditorias e compliance
Auditorias internas e externas exigem documentação, históricos e rastreabilidade sobre os contratos em execução. Sem visibilidade, a empresa pode ter dificuldade para comprovar conformidade e controles internos.
✔ Consequência: Apontamento de não conformidade nas auditorias que podem resultar em advertências, penalidades e perda de certificações, comprometendo a credibilidade dos processos internos.
Casos Comuns de Descumprimento por Falta de Controle
- Contratos que previam entrega de documentos mensais, mas ninguém monitorou.
- Documentos que foram entregues, mas já venceram;
- Acordos com cláusulas de performance que nunca foram avaliadas.
- Contratos renovados automaticamente sem revisão prévia.
- Pagamento de reajustes automáticos sem análise ou negociação.
- Perda de prazos críticos por ausência de controles.
Esses casos não são exceção — são recorrentes em empresas que não possuem uma gestão estruturada das obrigações de seus contratos.
Como Registrar, Distribuir e Acompanhar Obrigações Contratuais
Ter controle real sobre os contratos exige mais do que arquivar PDFs em pastas compartilhadas. É preciso registrar todas as obrigações e distribuir responsabilidades com clareza.
✅ 1. Estruture o cadastro de obrigações por contrato
Cada contrato deve conter um registro detalhado de:
- Exigências específicas (entregas, prazos, reajustes);
- Padronize as obrigações legais, previdenciárias e trabalhistas que podem ser comprovadas com a entrega de documentos;
- Defina a política para a exigência dos documentos por categorias de serviços;
- Defina claramente as condições de renovação ou encerramento.
✅ 2. Atribua responsáveis por cada item
Cada obrigação precisa ter um responsável definido, com prazos e ações esperadas. Isso garante que as tarefas não se percam ao longo do tempo e dá visibilidade de quem fez cada ação.
✔ Exemplo: quem deve aprovar a documentação entregue pelo fornecedor? Quem valida a medição do serviço? Quem aprova o reajuste? Quem decide se o contrato será renovado?
✅ 3. Automatize o acompanhamento com fluxos e tarefas
Contar com um sistema que gere tarefas automáticas, alertas e prazos reduz drasticamente o risco de esquecimento.
✔ Exemplo: 30 dias antes de um certificado vencer, o sistema envia uma tarefa para o fornecedor renovar o certificado, ao receber o certificado renovado, o sistema o encaminha para quem vai aprovar o documento.
Painéis e Alertas Inteligentes: Os Aliados da Conformidade
A tecnologia é essencial para garantir visibilidade em tempo real sobre as obrigações contratuais. Um sistema de gestão bem estruturado oferece:
1. Dashboards por área ou contrato
Visualização clara dos contratos ativos, obrigações pendentes, prazos críticos e status de execução.
2. Alertas automáticos para cada obrigação
Notificações no sistema seguidas por tarefas automáticas sobre vencimentos, entregas, renovação, reajustes ou avaliações.
3. Histórico de execução e rastreabilidade
Registro completo de quem executou o quê, quando, e em qual etapa — essencial para auditorias e controle interno.
4. Colaboração entre departamentos
Permite que jurídico, financeiro, compras e áreas operacionais acompanhem os contratos, com acesso somente às informações que dizem respeito a cada setor.
Conclusão
Falta de visibilidade sobre o cumprimento das obrigações contratuais é um risco real para toda empresa.
A boa notícia é que é possível mudar esse cenário com organização, processos bem definidos e apoio da tecnologia. Um sistema de gestão do ciclo de vida dos contratos estruturado transforma arquivos inertes em contratos vivos — monitorados, acompanhados e executados com eficiência.
Se você ainda não sabe exatamente quais contratos estão sendo cumpridos na sua empresa, é hora de mudar isso. Fale com nossos especialistas e descubra como ter controle total sobre seus compromissos contratuais.
