Gerenciar contratos não se resume a armazená-los e esperar um alerta de vencimento. Muitas empresas confiam apenas em notificações automáticas para lembrar de prazos importantes, mas essa abordagem pode ser insuficiente e até arriscada.
O monitoramento eficiente de contratos vai além dos alertas por e-mail: ele envolve ações coordenadas, fluxos bem definidos e visibilidade sobre cada etapa do contrato. Quando os alertas são recebidos sem um processo minimamente estruturado para dar continuidade, há mais chances de decisões atrasadas, perdas e falhas no cumprimento de obrigações. Mesmo empresas com processos simples podem dar os primeiros passos para mudar esse cenário com o apoio da tecnologia.
Neste artigo, vamos explorar por que apenas alertas não são suficientes e como um sistema de gestão de contratos pode melhorar muito esse processo.
Por Que Apenas Alertas Não Resolvem o Monitoramento de Contratos?
📌 1. Alertas Isolados Não Geram Ação
Receber um alerta de vencimento de contrato pode ser útil, mas sem um processo de ação definido, ele corre o risco de ser ignorado ou tratado fora do prazo. A notificação por si só não garante que alguém tomará uma atitude para renovar, renegociar ou encerrar um contrato no momento certo
📌 2. Risco de Perda de Prazos Importantes
Quando os alertas não estão integrados a um fluxo de ações bem definido, a empresa corre o risco de perder prazos importantes como renovação, reajuste ou encerramento. Isso pode resultar em custos inesperados, multas ou até na interrupção de serviços essenciais.
📌 3. Falta de Rastreamento e Histórico de Ações
Quando uma empresa depende apenas de e-mails ou notificações isoladas, não há controle de quem visualizou o alerta, quem ficou responsável pela ação e quais decisões foram tomadas. Essa ausência de registro dificulta auditorias, reduz a transparência e compromete a governança na gestão contratual.
📌 4. Problemas de Comunicação Entre os Setores
O alerta pode ser enviado para uma única pessoa ou setor, mas e se o jurídico, compras e financeiro precisarem agir em conjunto? Sem uma estrutura de gestão colaborativa, as informações podem ficar fragmentadas, dificultando a coordenação entre as equipes e a tomada de decisão.
Como Garantir um Monitoramento Eficiente de Contratos?
✅ 1. Workflows Automatizados para Ação Rápida
Mais do que apenas alertar, um bom sistema de gestão de contratos permite configurar workflows automáticos, que garante o andamento das ações necessárias. Como isso:
✔️ O responsável pela renovação recebe uma tarefa atribuída automaticamente
✔️ O jurídico é notificado, caso precise revisar cláusulas antes da renovação;
✔️ O financeiro é alertado, caso precise aprovar um novo orçamento;
✔️ Todas as ações ficam registradas e documentadas para consulta futura, garantindo a transparência e a rastreabilidade.
✅ 2. Painéis Visuais para Acompanhamento
Relatórios e dashboards permitem visualizar contratos próximos do vencimento, reajustes programados e pendências em tempo real. Essa visibilidade evita decisões de última hora e permite uma atuação mais estratégica e proativa.
✅ 3. Controle de Responsabilidades e Aprovações
Um sistema estruturado define claramente quem é responsável por cada atividade e quais são os prazos para execução. Isso evita que decisões fiquem travadas por falta de direcionamento, reduz atrasos e aumenta a agilidade na tramitação dos contratos.
✅ 4. Integração com Outras Áreas da Empresa
O monitoramento eficiente de contratos depende da participação de várias áreas, como jurídico, financeiro, compras e compliance. A integração entre essas áreas garante uma visão completa dos compromissos contratuais e facilita a tomada de decisão alinhada com os objetivos do negócio.
Benefícios do Monitoramento Ativo de Contratos
✔️ Evitar multas e custos inesperados devido a vencimentos esquecidos.
✔️ Garantir previsibilidade financeira, permitindo planejamento de gastos contratuais.
✔️ Melhorar a governança e transparência sobre as decisões tomadas.
✔️ Acelerar a tomada de decisão, evitando reações tardias.
✔️ Reduzir riscos operacionais, garantindo que contratos estejam sempre em conformidade.
Conclusão
O monitoramento de contratos não pode depender apenas de alertas isolados. Empresas que querem evitar riscos e manter um controle eficiente precisam de um sistema que ofereça ações automáticas, rastreamento e visibilidade total sobre cada etapa do contrato.
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