A gestão de contratos é um processo essencial para empresas que precisam acompanhar prazos, renovações e obrigações contratuais de forma eficiente. No entanto, muitos profissionais ainda enfrentam desafios como falta de visibilidade, desorganização e dificuldades na comunicação entre setores.
Para resolver essas dores, o uso de kanban na gestão de contratos vem se tornando uma estratégia cada vez mais adotada. Esse método visual permite acompanhar a situação dos contratos de forma clara, promovendo transparência e colaboração entre jurídico, financeiro, compras, compliance e gestores.
Neste artigo, você entenderá como o kanban pode apoiar a gestão de contratos, trazendo mais visibilidade, eficiência e controle para sua empresa.
O Que é Kanban e Como Ele Se Aplica à Gestão de Contratos?
O kanban é um método visual de organização de tarefas, que utiliza quadros e cartões para proporcionar mais clareza e visibilidade sobre os itens essenciais. Criado no Japão para a indústria automobilística, ele foi adaptado para diversas áreas e, hoje, é amplamente utilizado para melhorar processos empresariais.
Na gestão de contratos, o kanban permite que as equipes visualizem em que etapa cada contrato está, eliminando a dependência de longas trocas de e-mails ou buscas em planilhas desatualizadas.
Um quadro kanban para contratos pode exibir as etapas do processo de elaboração de um contrato:
- Solicitação: Novos contratos a serem criados
- Em análise: Contratos em revisão pelo jurídico
- Aguardando aprovação: Documentos que precisam de validação de gestores
- Assinado: Contratos finalizados e prontos para execução
- Acompanhamento: Contratos em vigência e monitorados para renovação ou encerramento
Essa estrutura permite que todos os envolvidos no processo tenham visibilidade em tempo real, facilitando o acompanhamento e a tomada de decisões.
Os Benefícios do Kanban na Gestão de Contratos
📌 1. Maior Controle e Transparência
Com um quadro kanban, é como se cada contrato tivesse seu próprio cartão, que se move automaticamente entre as colunas conforme avança na linha do tempo. Isso evita que contratos se percam em e-mails ou pastas, garantindo que nada fique parado sem acompanhamento.
📌 2. Visão Clara do Pipeline de Contratos
A estrutura do kanban permite que os gestores tenham uma visão panorâmica do fluxo de contratos, identificando rapidamente quais estão em andamento, quais precisam de atenção e onde estão os gargalos no processo. Com essa transparência, fica mais fácil priorizar contratos críticos e distribuir tarefas de forma eficiente.
📌 3. Identificação Rápida de Pendências
Diferente de métodos tradicionais, onde contratos podem ficar estagnados sem que ninguém perceba, um quadro kanban destaca claramente os contratos que estão parados ou aguardando ação. Isso possibilita uma resposta mais ágil da equipe e evita atrasos desnecessários no ciclo contratual.
📌 4. Facilidade na Tomada de Decisão
Com um sistema visual e intuitivo, os gestores conseguem identificar rapidamente e priorizar contratos que exigem atenção urgente, garantindo que nenhum prazo crítico seja perdido.
📌 5. Monitoramento Eficiente de Prazos
Acompanhando os contratos em um quadro kanban, é possível identificar aqueles que estão próximos do vencimento, garantindo tempo hábil para renovações ou renegociações.
Como Implementar o Kanban na Gestão de Contratos?
✅ 1. Escolha a Ferramenta Certa
Um bom software de gestão de contratos deve oferecer a possibilidade de criação de kanbans.
✅ 2. Defina as Etapas do Fluxo de Trabalho
Cada empresa pode personalizar seu quadro kanban conforme suas necessidades, estabelecendo etapas claras do que deseja gerenciar em seus contratos.
✅ 3. Compartilhe com as Equipes e Estabeleça Regras de Uso
A adesão ao kanban será mais eficaz se todos os envolvidos forem ouvidos sobre como fazer gestão e se forem capacitados para utilizar corretamente, garantindo um fluxo de trabalho organizado e uma gestão equilibrada.
✅ 4. Acompanhe e Ajuste o Processo
Monitorar o desempenho do quadro kanban e fazer ajustes conforme necessário ajuda a otimizar a gestão e aprimorar a eficiência do processo.
Conclusão
A adoção do kanban na gestão de contratos traz benefícios como mais visibilidade, eficiência e colaboração entre setores. Com um sistema bem estruturado, a empresa reduz falhas, melhora o acompanhamento de prazos e facilita a comunicação entre as áreas.
Se sua empresa ainda enfrenta desafios na gestão de contratos, está na hora de considerar uma solução mais visual e eficiente. Fale com nossos especialistas e descubra como utilizar o recurso de kanban na sua gestão de seus contratos!
