A gestão de contratos vai muito além da assinatura de documentos e do monitoramento de prazos. Para garantir eficiência, conformidade e controles adequados, as empresas precisam acompanhar indicadores, que forneçam uma visão clara sobre o desempenho dos contratos e ajudam a identificar gargalos e oportunidades de melhoria.
Mas quais indicadores são realmente importantes? E como medi-los de forma eficiente? Neste artigo, exploramos os principais KPIs (Key Performance Indicators) para uma gestão de contratos eficiente e como um sistema especializado pode facilitar esse monitoramento.
Por Que Medir Indicadores na Gestão de Contratos?
Sem indicadores claros, a empresa pode enfrentar problemas como:
✔️ Atrasos na aprovação e execução de contratos;
✔️ Descontrole de prazos, renovações e reajustes;
✔️ Falta de previsibilidade financeira;
✔️ Baixa conformidade com normas e regulamentos.
Ao acompanhar KPIs específicos, as empresas conseguem tomar decisões mais assertivas, reduzir riscos e otimizar processos.
Os Principais Indicadores para a Gestão de Contratos
📌 1. Tempo Médio de Aprovação de Contratos
Mede o tempo que um contrato leva para ficar pronto desde a solicitação até a assinatura.
✔️ Por que medir? Para identificar gargalos, reduzir atrasos e acelerar os processos.
✔️ Como melhorar? Automatizando fluxos de contratos, dando visibilidade aos envolvidos e eliminando retrabalho.
📌 2. Percentual de Contratos Vencidos sem Renovação
Quantifica quantos contratos expiraram sem que houvesse uma renovação ou renegociação no prazo adequado.
✔️ Por que medir? Evita descontinuidade de serviços, multas e dá a oportunidade de negociar melhores condições.
✔️ Como melhorar? Definindo alertas automáticos e fluxos que criam ações antes do vencimento.
📌 3. Volume de Contratos Ativos por Setor
Indica quantos contratos estão ativos em cada área da empresa.
✔️ Por que medir? Garante visibilidade e equilíbrio na carga de trabalho.
✔️ Como melhorar? Implantando ferramentas para que cada área tenha acesso aos seus contratos e com dashboards que demonstram contratos por departamento.
📌 4. Percentual de Contratos em Conformidade com Normas Internas e Reguladoras
Avalia se os contratos são redigidos segundo as diretrizes da empresa e exigências legais.
✔️ Por que medir? Evita riscos jurídicos e financeiros.
✔️ Como melhorar? Com auditorias periódicas e com a criação de uma biblioteca de modelos padronizados.
📌 5. Tempo Médio para Execução de Obrigações Contratuais
Mede quanto tempo a empresa ou fornecedor leva para cumprir as suas obrigações contratuais.
✔️ Por que medir? Garante uma execução adequada a tudo o que foi negociado e nos prazos acordados.
✔️ Como melhorar? Automatizando o processo de medições, exigindo evidências dos serviços prestados e acompanhando tudo em tempo real.
📌 6. Índice de Reajustes Contratuais
Acompanha o percentual de contratos que sofreram reajustes financeiros e o impacto no orçamento.
✔️ Por que medir? Evita custos inesperados.
✔️ Como melhorar? Identificando contratos próximos do reajuste, definindo um planejamento estratégico para renegociações e mantendo histórico de tudo o que foi negociado.
Como Implementar um Monitoramento Efetivo de Indicadores?
📌 1. Utilize um Sistema de Gestão de Contratos Softwares especializados permitem acompanhar KPIs, gerando gráficos e relatórios automáticos.
📌 2. Defina Metas e Benchmarks Estabeleça padrões para cada indicador e compare com benchmarks do mercado.
📌 3. Crie Relatórios Visuais e Dashboards Facilite o acompanhamento com gráficos e painéis interativos.
📌 4. Revise e Ajuste os KPIs Periodicamente Indicadores devem ser analisados e ajustados conforme a necessidade da empresa.
Conclusão
Os indicadores de desempenho na gestão de contratos são fundamentais para garantir transparência, eficiência e conformidade. Monitorando os KPIs certos, sua empresa pode reduzir riscos, otimizar processos e tomar decisões mais estratégicas.
Se sua empresa ainda não monitora indicadores de contratos de forma eficiente, fale com nossos especialistas e descubra como um sistema pode transformar sua gestão de contratos!
