Você ainda se vê preso a soluções arcaicas como Google Drive, One Drive, Sheets, Excel e intranets desorganizadas? Sua gestão de contratos ainda usa as planilhas como se fossem um GED? Neste blogpost, vamos explorar os problemas dessas abordagens e como um sistema de Gestão de Ciclo de Vida de Contratos (CLM) pode ser a solução moderna que sua empresa precisa para abandonar a “Idade da Pedra”. Confira!
Armadilha da Falta de Controle
Utilizar ferramentas como Google Drive, One Drive ou mesmo um servidor de empresa para gerenciar contratos pode parecer uma solução conveniente e econômica à primeira vista. No entanto, a falta de controle centralizado e a ausência de recursos específicos para a gestão de contratos resultam em uma série de problemas ocultos:
- Documentos Espalhados: Sem um sistema centralizado, os documentos acabam dispersos em diversas pastas, dificultando a localização rápida e precisa.
- Permissões Inconsistentes: É difícil garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos certos, aumentando o risco de vazamentos de informações sensíveis.
- Falta de Auditoria: Sistemas genéricos não oferecem ferramentas adequadas para auditoria e controle de acesso, dificultando a identificação de quem alterou ou acessou determinados documentos.
Ameaça à Conformidade com a LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) impõe rigorosos requisitos para o armazenamento e tratamento de dados pessoais. Utilizar plataformas genéricas como Google Drive ou One Drive pode comprometer a conformidade com essas regulamentações, pois:
- Falta de Segurança Avançada: Essas plataformas não são projetadas com a segurança específica necessária para dados sensíveis e contratos.
- Dificuldade em Implementar Políticas de Retenção: Sistemas como Google Drive não facilitam a implementação de políticas de retenção de documentos, crucial para a conformidade com a LGPD.
Dilema da Nomenclatura Inconsistente
A utilização de planilhas, como Excel ou Google Sheets, para catalogar contratos pode parecer uma solução eficaz. No entanto, a nomenclatura inconsistente e a falta de um padrão claro para o nome e a organização dos arquivos podem levar a um caos absoluto:
- Documentos Duplicados: Sem um sistema de controle adequado, é fácil criar documentos duplicados ou perder versões importantes de contratos.
- Dificuldade na Localização: Encontrar um contrato específico pode se tornar uma tarefa hercúlea quando não há um sistema padronizado de nomenclatura.
Saída de Funcionários: O Risco de Acesso Indevido
Quando um funcionário sai da empresa, garantir que ele não mantenha acesso aos documentos sensíveis é uma preocupação constante. Em plataformas como Google Drive, a remoção de acessos nem sempre é imediata ou completa:
- Riscos de Segurança: Ex-funcionários podem continuar acessando pastas compartilhadas se os controles de acesso não forem rigorosos.
- Perda de Informações: Sem um sistema adequado, pode-se perder o histórico de acesso e alterações feitas por esses funcionários.
Solução Moderna: Gerenciamento de Contratos Digitalizado com o CLM
O Gerenciamento de Ciclo de Vida de Contratos (CLM) é a resposta para os desafios apresentados. Um CLM robusto oferece uma solução completa e integrada para a gestão de contratos, proporcionando benefícios significativos:
- Centralização e Controle: Todos os contratos são armazenados em um sistema centralizado, com controle rigoroso de acesso e auditoria.
- Automação de Fluxos de Trabalho: O CLM automatiza processos desde a criação até a assinatura e renovação dos contratos, garantindo conformidade e eficiência.
- Conformidade com LGPD: Um CLM oferece recursos avançados de segurança e políticas de retenção de dados, ajudando a garantir a conformidade com a LGPD.
- Facilidade de Localização: A padronização da nomenclatura e a indexação inteligente facilitam a localização rápida e precisa dos contratos.
Exemplo Prático: A Transformação do Departamento Jurídico
Imagine um departamento jurídico que, anteriormente, utilizava planilhas em Excel e pastas no Google Drive para gerenciar seus contratos. Com a implementação de um CLM, ele conseguiu:
- Redução de Erros: A automação de fluxos de trabalho reduz a chance de erros humanos durante a revisão e aprovação de contratos.
- Melhoria na Eficiência: A centralização de documentos permite que advogados e gestores encontrem rapidamente as informações necessárias, aumentando a produtividade.
- Segurança Aprimorada: Com controles de acesso rigorosos e auditorias completas, a segurança das informações é significativamente melhorada.
Conclusão
A gestão de contratos não pode ser tratada como um simples arquivo de documentos digitais. A adoção de um sistema de CLM transforma essa prática em um processo estratégico, garantindo conformidade, segurança e eficiência. Abandonar soluções genéricas como Google Drive e abraçar um CLM robusto é essencial para empresas que desejam navegar com sucesso no complexo ambiente regulatório e competitivo de hoje.
Agora que você já entendeu a importância dessa mudança, a simplesmenteUse traz mais uma dica para aumentar seu repertório e ajudar você a fazer boas escolhas: o artigo Software de CLM: 5 pontos para considerar antes de escolher. Assim, você fica ainda mais preparado para dar o próximo passo na gestão de contratos da sua empresa. Além disso, entre em contato conosco para tirar suas dúvidas. Boa leitura!
