O financeiro acabou de aprovar um pagamento de R$ 87 mil. A fatura parecia correta, o fornecedor era conhecido, o processo estava no prazo. Três meses depois, uma auditoria descobriu: o contrato havia vencido 45 dias antes do pagamento. O reajuste aplicado era 8% acima do índice acordado. E as horas cobradas nunca foram validadas. Prejuízo real: R$ 23 mil que não deveriam ter sido pagos.
O problema? Ninguém cruzou a fatura com o contrato antes de pagar.
Muitos times financeiros enfrentam esse problema silencioso, mas recorrente: pagamentos sendo feitos sem clareza sobre o que está sendo pago, a quem, por que e com base em qual contrato. Em meio à rotina acelerada, é comum confiar apenas nas faturas recebidas, sem um cruzamento direto com as obrigações contratuais.
A consequência? Pagamentos indevidos, reajustes aplicados sem revisão, faturas de contratos vencidos e perdas financeiras que ninguém consegue rastrear.
Neste artigo, vamos mostrar como uma boa gestão financeira de contratos pode evitar tudo isso, dar previsibilidade ao caixa e melhorar o relacionamento entre as áreas de compras, financeiro e contratos.
Por Que o Financeiro Precisa Olhar Para os Contratos?
Muitas empresas separam o financeiro da gestão de contratos. Compras e jurídico negociam, a área de contratos acompanha a execução, e o financeiro apenas recebe a fatura. Mas isso abre espaço para:
- Pagamentos duplicados ou acima do valor contratado
- Aplicação de reajustes sem revisão ou negociação
- Pagamento de contratos vencidos ou que não foram renovados
- Dificuldade em prever desembolsos futuros
- Falta de controle sobre saldo de contratos ou limites orçamentários
Cenário real: Uma empresa pagou 14 meses de um contrato que havia sido rescindido após 12 meses. Como? O financeiro continuou processando as faturas automaticamente porque não havia sido notificado do encerramento. Dois meses de pagamento indevido (R$ 34 mil) que precisaram ser recuperados judicialmente.
Quando o financeiro participa da gestão de contratos desde o início, tudo muda: os pagamentos são mais seguros, os custos mais previsíveis e o controle, muito maior.
Financeiro sem gestão de contratos vs Financeiro com gestão de contratos
| Sem CLM | Com CLM |
| Descobre problemas depois do pagamento | Previne problemas antes do pagamento |
| Reage a crises financeiras | Antecipa e negocia |
| Depende de memória e boa vontade | Processos automatizados com alertas |
| Auditorias são pesadelos | Auditorias com rastreabilidade completa |
Quais São os Principais Riscos Financeiros?
1. Faturas sem validação da entrega
Se o contrato exige medição ou entrega parcial, o pagamento sem essa validação pode gerar prejuízos. Exemplo: Um contrato de manutenção prevê visitas técnicas mensais. A fatura foi paga, mas 3 das 12 visitas nunca aconteceram. Prejuízo: R$ 9 mil pagos por serviços não prestados.
2. Reajustes automáticos sem revisão
Muitos contratos preveem reajuste anual, mas sem alertas, ele é aplicado automaticamente. Negociações são perdidas. Exemplo: contrato previa IPCA, que fechou em 4,5%. O fornecedor aplicou 9% sem questionamento. Diferença de R$ 18 mil/ano que poderia ter sido negociada.
3. Falta de previsão de vencimentos
O financeiro é pego de surpresa com renovações ou encerramentos não planejados. Exemplo: Um contrato de R$ 240 mil/ano venceu e renovou automaticamente sem passar por aprovação orçamentária. O valor não estava previsto no budget do trimestre.
4. Desalinhamento com orçamento
Sem visibilidade dos contratos, é difícil planejar corretamente os compromissos financeiros. Contratos firmados por outras áreas aparecem “de surpresa” no fluxo de caixa.
5. Pagamentos fora do escopo
Quando não há rastreabilidade, valores fora do contrato original passam despercebidos. Itens extras são cobrados sem aprovação formal, e o financeiro paga sem saber que aquilo não estava previsto.
Como Um CLM Apoia o Financeiro na Prática
Um sistema de Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos (CLM) permite ao financeiro acompanhar de forma estruturada:
Como um CLM protege o financeiro: funcionalidades que evitam prejuízos
| Funcionalidade do CLM | Benefício para o Financeiro |
| Reajustes programados com alerta e atividade | Permite revisar valores antes da aplicação automática |
| Controle de saldos contratuais | Mostra quanto já foi pago e quanto ainda resta, evitando estouro orçamentário |
| Gestão de vigências e vencimentos | Evita pagamentos fora de prazo ou de contratos expirados |
| Validação de entregas antes da liberação | Garante que o pagamento só ocorre após medição e aprovação formal |
| Integração com ERP | Dados financeiros e contratuais andam juntos |
| Relatórios e previsões dinâmicas | Apoia no planejamento financeiro e no controle de despesas futuras |
Exemplo prático: Um contrato de serviço técnico
Imagine um contrato com pagamento mensal por horas de suporte técnico.
Sem um sistema de gestão:
- A fatura é paga sem saber se as horas foram efetivamente trabalhadas
- O reajuste é aplicado após 12 meses sem revisão
- O contrato é renovado automaticamente, mesmo com performance ruim
- Não há histórico documentado de problemas ou entregas
Com um CLM:
- O prestador de serviços preenche a medição no sistema mensalmente
- O gestor valida e aprova as horas antes da liberação da fatura
- O sistema gera alerta 60 dias antes do reajuste para análise e negociação
- A renovação é condicionada à aprovação formal do responsável
- Todo o histórico de performance fica documentado
Resultado real:
Em 12 meses, a empresa identificou 47 horas não trabalhadas que teriam sido pagas (economia de R$ 11.280), negociou reajuste 3% abaixo do proposto (economia de R$ 8.400/ano) e decidiu não renovar com base em performance documentada, trocando por fornecedor mais eficiente.
Total economizado: R$ 19.680 + ganho de qualidade no serviço.
O Que um CLM Entrega ao Financeiro na Prática
Um sistema de gestão de contratos (CLM) permite ao financeiro:
- Visualizar painéis com contratos a vencer, reajustes próximos e saldos em risco
- Acompanhar atividades pendentes antes da liberação de pagamento (medições, aprovações, validações)
- Gerar relatórios dinâmicos baseados em dados contratuais confiáveis para previsão de desembolsos
- Automatizar alertas para revisão de valores, vencimentos e obrigações antes da aprovação
- Integrar com o ERP para que dados contratuais e financeiros trabalhem juntos
Tudo com rastreabilidade completa, histórico de decisões e segurança em auditorias.
Conclusão
Gestão financeira de contratos não é apenas pagar faturas. É garantir que os pagamentos estejam corretos, que os valores estejam dentro do previsto, que os reajustes sejam analisados e que o financeiro tenha clareza sobre os compromissos da empresa.
O financeiro não pode ser refém de faturas. Ele precisa de visibilidade contratual para tomar decisões seguras, proteger o caixa e garantir que cada real pago tenha fundamento contratual comprovado.
Um CLM integrado à rotina financeira é a chave para previsibilidade, conformidade e economia real.
Quer entender se o seu financeiro está exposto a esses riscos? Converse com nossos especialistas para fazer um diagnóstico da maturidade da gestão financeira de contratos na sua empresa.
