Um contrato de milhões venceu. A planilha de controle indicava “vencimento em 30 dias” desde o mês anterior. O gestor responsável estava de férias. Seu substituto não sabia que precisava agir. Resultado: renovação automática com reajuste sem negociação. A planilha estava “controlando” perfeitamente. O problema é que ninguém estava gerenciando de verdade a informação.
Esse cenário é mais comum do que parece. E acontece porque muitas empresas confundem controle com gestão. Neste artigo, vamos explorar por que confiar apenas em planilhas pode ser um risco para empresas e como diferenciar o que é controle limitado do que realmente significa gestão de contratos.
Por que muitas empresas ainda usam planilhas?
O apelo das planilhas está na simplicidade e no baixo custo. Toda empresa tem acesso a Excel ou Google Sheets, e criar uma tabela parece suficiente para acompanhar contratos.
Motivos mais comuns:
- Facilidade de uso: qualquer colaborador consegue montar uma planilha.
- Baixo custo: não exige investimento imediato em tecnologia.
- Flexibilidade: pode ser adaptada rapidamente a diferentes necessidades.
Mas o motivo mais comum raramente é dito em voz alta: falta de percepção do risco. Enquanto nenhum contrato crítico vence sem aviso, enquanto nenhuma multa inesperada aparece, a planilha parece suficiente. O problema é descoberto tarde demais. Geralmente quando algo dá errado e o prejuízo já aconteceu.
Os limites das planilhas no controle de contratos
Embora úteis, planilhas têm restrições importantes quando usadas como principal ferramenta de gestão:
Falta de automação
Planilhas não notificam ninguém automaticamente. O gestor precisa lembrar de abrir e verificar. Se esquecer uma semana, prazos críticos passam despercebidos. Resultado: renovações automáticas indesejadas, reajustes sem negociações e até multas por atrasos que poderiam ter sido evitados.
Risco de erros humanos
Uma fórmula quebrada, uma célula editada por engano, ou ordenar colunas de forma errada pode bagunçar tudo. Exemplo real: após reordenar por valor, os dados de diferentes contratos se misturaram. A empresa quase rescindiu o contrato errado.
Acesso indiscriminado e risco de vazamento
Quem recebe a planilha vê tudo — valores, condições, fornecedores estratégicos. Sem controle de permissões, informações confidenciais podem vazar facilmente, seja por descuido ou compartilhamento acidental.
Falta de rastreabilidade
Ninguém sabe quem alterou o quê e quando. Seis meses depois, quando a diretoria pergunta “quem aprovou isso?”, não há resposta. A planilha foi editada dezenas de vezes por várias pessoas, sem registro de nada.
Informações fragmentadas
O contrato está na planilha, o PDF no drive, os e-mails no Outlook, os aditivos no computador do jurídico. Reunir o histórico completo de um contrato vira uma caça ao tesouro que pode levar horas ou dias.
Controle Precário x Gestão de Verdade
É importante diferenciar controle básico de gestão estruturada:
- Controle em planilhas: apenas listar dados como número do contrato, valor, vencimento e status.
- Gestão de contratos: acompanhar todo o ciclo de vida, com workflows automatizados, responsabilidades claras, alertas inteligentes, medições, relatórios e rastreabilidade.
Gestão vai além do “saber quantos contratos existem”. Ela significa ter clareza sobre obrigações, riscos, custos e decisões, com base em informações atualizadas e confiáveis.
Controle precário versus Gestão de verdade
| Com Planilha | Com Sistema CLM |
| Você precisa lembrar de classificar as informações | O sistema te notifica automaticamente |
| Qualquer um edita sem registro | Cada ação fica registrada com nome e data |
| Buscar informações leva minutos/horas | Busca instantânea por qualquer campo |
| Arquivos espalhados em vários lugares | Tudo centralizado e vinculado ao contrato |
| Você descobre o problema depois | Alertas proativos antes do problema |
O que uma gestão de contratos estruturada entrega que a planilha não entrega
Um sistema de gestão de contratos (CLM – Contract Lifecycle Management) garante:
- Centralização de documentos: contratos, anexos, aditivos e históricos de negociação em um só lugar. Encontre qualquer informação em segundos, não em dias.
- Workflows automatizados: aprovações, revisões e renovações sem depender de e-mails perdidos ou esquecidos. O processo flui mesmo quando alguém está de férias.
- Alertas ativos e atividades: não apenas lembram, mas exigem decisões dos responsáveis com prazos claros. Impossível ignorar ou “deixar passar”.
- Relatórios inteligentes e dashboards: visão clara da situação de cada contrato em tempo real, por status, valor, área, fornecedor. Decisões baseadas em dados, não em “achismos”.
- Controle de acesso e rastreabilidade: cada ação registrada, com histórico completo de quem fez o quê e quando. Compliance e auditoria sem dor de cabeça.
Esses diferenciais tornam a gestão mais segura, transparente e estratégica.
Conclusão
Planilhas são úteis como apoio, mas não substituem um sistema de gestão de contratos estruturado. Na prática, confiar apenas em planilhas é se contentar com um controle precário, vulnerável a falhas e riscos.
Gestão de contratos de verdade exige processos claros, automação, rastreabilidade e colaboração entre áreas. Não é sobre ter a tecnologia mais cara, é sobre ter processos que protejam a empresa de prejuízos evitáveis.
E na sua empresa, o que você tem hoje: gestão real de contratos… ou só uma planilha que pode falhar a qualquer momento? Vamos conversar sobre isto!
