Quando o assunto é execução do escopo contratual, confiar apenas em impressões subjetivas ou relatórios informais pode sair caro. Em muitas empresas, a falta de controle das medições do que foi contratado leva a pagamentos indevidos, entregas não validadas e conflitos com fornecedores.
Apesar disso, é comum ver medições sendo feitas de forma manual, sem critérios claros ou registro adequado. Neste artigo, vamos explicar o que são as medições contratuais, por que são essenciais para a gestão eficiente de contratos e como um sistema estruturado pode transformar esse processo.
O Que São Medições Contratuais e Por Que São Essenciais?
Medições contratuais são registros formais que comprovam a execução parcial ou total de obrigações previstas em um contrato, principalmente em contratos de prestação de serviço ou fornecimento de materiais.
Essas medições validam:
- Entregas realizadas;
- Andamento da execução de um projeto;
- Liberação de pagamento baseada na efetiva prestação do serviço.
✔ Exemplo prático:
Em um contrato de manutenção predial, a empresa contratada deve realizar 10 manutenções por mês. A medição mensal comprova se todas foram realizadas, se houve pendências e se o valor total deve ser pago integralmente.
Sem esse controle, a empresa pode pagar por serviços não prestados ou mal executados.
Os Riscos de Pagamentos Sem Validação de Entregas ou Serviços
Confiar apenas em e-mails, relatórios informais ou comunicação verbal é uma prática arriscada. Sem medições formais, a empresa perde a capacidade de verificar se o contrato está sendo cumprido conforme o combinado.
🚨 Principais riscos:
- Pagamento por serviços não executados;
- Liberação de valores antes da comprovação da entrega;
- Falta de base para negociações futuras;
- Conflitos com fornecedores sem documentação comprobatória;
- Difícil comprovação de conformidade em auditorias.
A medição é essencial para garantir transparência, segurança financeira e relações saudáveis com os prestadores de serviço.
Como Definir Critérios Objetivos de Medição por Contrato
Um dos principais erros na gestão de contratos é não estabelecer critérios claros e mensuráveis de execução. Cada contrato deve conter uma metodologia definida para a medição — adaptada à sua complexidade, tipo de entrega e periodicidade.
✅ Etapas para implantar medições eficientes:
- Mapeie os itens a serem entregues:
- Liste tudo o que deve ser entregue ou executado, com o maior nível de detalhamento possível. Isso inclui quantidade, especificações técnicas, localização e frequência.
- Em contratos de prestação de serviço contínuo, como limpeza ou segurança, defina as atividades por turno, local e responsável pela execução.
- Defina indicadores de performance claros:
- Crie KPIs que permitam avaliar a qualidade, o volume e o tempo de execução do serviço.
- Utilize SLAs (acordos de nível de serviço) quando possível, para formalizar o que será considerado aceitável.
- Exemplos: “Execução de 95% das manutenções programadas/mês”, “Prazo de atendimento de no máximo 24h após solicitação”.
- Padronize os critérios por tipo de contrato:
- Categorize os contratos (fornecimento, serviço contínuo, projeto etc.) e crie modelos de medições específicos para cada tipo. Isso facilita a gestão e reduz inconsistências.
- Estabeleça quem é o responsável pela validação:
- Determine, desde o início, quem será o responsável interno por validar cada medição.
- Esse profissional deve acompanhar o contrato no dia a dia e ter autoridade para aprovar ou contestar as entregas antes do pagamento.
- Inclua no contrato as regras de medição:
- Formalize a periodicidade (semanal, quinzenal, mensal), a forma de comprovação (relatórios, fotos, planilhas etc.) e as condições para pagamento.
- Se possível, preveja cláusulas que condicionem o pagamento à validação formal da medição.
- Crie um histórico consolidado de medições:
- Manter um histórico organizado permite identificar padrões de performance, agir preventivamente e renegociar contratos com base em dados reais.
Com critérios bem definidos, a medição deixa de ser uma tarefa subjetiva e passa a ser uma etapa estratégica de validação e controle.
Ferramentas para Registrar, Validar e Acompanhar Medições com Rastreabilidade
Contar com um sistema especializado de gestão de contratos permite padronizar e automatizar o processo de medições. Veja os principais recursos:
📌 1. Registro de Medições por Contrato
Permite registrar cada entrega ou execução prevista, com campos personalizados para data, percentual entregue, observações e documentos comprobatórios.
📌 2. Validação por Responsável
Cada medição segue um fluxo para conferência e aprovação. Nada é liberado sem aprovação.
📌 3. Anexos e Evidências
Possibilidade de anexar relatórios, fotos, documentos e formulários que comprovem a execução do serviço.
📌 4. Dashboards de Acompanhamento
Painéis que mostram o status das medições, quem anexou a evidência, quem aprovou.
📌 5. Integração com Financeiro
Integração com sistemas de pagamento para garantir que só sejam processadas faturas validadas e aprovadas.
Conclusão
Confiar no “olhômetro” para medir a execução de contratos é renunciar ao controle financeiro e da segurança contratual. Medições bem estruturadas garantem confiabilidade, controle de custos e relações mais transparentes com os fornecedores.
Se sua empresa ainda não tem um processo claro para medição de contratos, este é o momento de mudar. Fale com nossos especialistas e veja como um sistema de gestão pode tornar sua execução contratual mais segura, eficiente e rastreável.
