Reajustes inesperados, multas por descumprimento, prazos perdidos e contratos esquecidos: esses são apenas alguns exemplos de como a má gestão de contratos pode gerar prejuízos invisíveis para as empresas.
O problema é que muitas dessas perdas não aparecem de forma clara nos relatórios financeiros. Elas se acumulam aos poucos, gerando impactos significativos no caixa, na eficiência operacional e até na reputação da empresa. Além disso, contratos mal administrados comprometem a tomada de decisões, dificultam negociações futuras e expõem a empresa a riscos jurídicos.
Neste artigo, vamos explorar onde estão essas perdas, como identificar os gargalos e quais ferramentas ajudam a evitar desperdícios na gestão de contratos.
As Principais Perdas Financeiras Geradas por Contratos Mal Gerenciados
📌 1. Reajustes Não Negociados
Muitos contratos preveem reajustes automáticos com base em índices como IPCA, IGP-M ou condições comerciais. Quando esses reajustes não são monitorados com antecedência, a empresa perde a oportunidade de renegociar ou buscar condições mais vantajosas.
✔ Consequência: Aumento inesperado de custos. Em contratos de longo prazo ou com valores elevados, a ausência de controle sobre reajustes pode comprometer o orçamento de um setor inteiro.
📌 2. Prazos Perdidos e Multas Contratuais
A falta de controle sobre vencimentos, renovações ou cumprimento de obrigações leva ao descumprimento de contratos. Isso pode resultar em multas, indenizações ou perda de serviços essenciais. Em alguns casos, a empresa sequer sabe que o contrato venceu ou que havia uma cláusula de renovação automática.
✔ Consequência: Muitas vezes o contrato é renovado com o mesmo fornecedor devido à falta de tempo para buscar novos parceiros no mercado e comparar com o atual. Em outros casos existem multas elevadas por não ter avisado no prazo que não pretendia renovar.
📌 3. Contratos Ativos sem Utilização ou sem Avaliação de Performance
Manter contratos ativos com fornecedores que não entregam resultado ou cujos serviços não são mais necessários representa desperdício direto. Sem monitoramento, contratos ficam esquecidos, mesmo quando o serviço ou produto não está mais sendo utilizado pela empresa.
✔ Consequência: Gastos recorrentes sem retorno real para a empresa. Além disso, renuncia-se à possibilidade de renegociar ou rescindir contratos que não agregam mais valor.
📌 4. Cláusulas Mal Negociadas
A pressa para fechar um contrato ou a falta de revisão pode levar à inclusão de cláusulas desequilibradas, como multas, prazos inadequados ou ausência de garantias. Quando não há uma padronização ou acompanhamento, a empresa assina documentos que não protegem seus interesses.
✔ Consequência: Riscos jurídicos, dificuldades em renegociações e perdas em caso de litígio. Isso também pode afetar a reputação da empresa no mercado.
📌 5. Falta de Controle Financeiro por Contrato
Muitas empresas não possuem visibilidade sobre quanto estão pagando em cada contrato, nem conseguem comparar gastos entre fornecedores semelhantes. Isso dificulta a gestão orçamentária e impede a identificação de oportunidades de economia.
✔ Consequência: Gasto excessivo com contratos pouco estratégicos, perda de poder de negociação e estouro orçamentário.
Como Calcular o Custo Real dos Contratos Ineficientes?
Muitas vezes, os contratos são vistos apenas como um documento burocrático, e não como uma fonte de investimentos e resultados. Mas a verdade é que um contrato mal gerenciado pode impactar diretamente o desempenho financeiro da empresa e passar a ser apenas um custo.
✔️ 1. Identifique custos invisíveis:
- Reajustes automáticos sem análise;
- Deixar contratos indesejados sendo renovados;
- Falta de históricos, com muito tempo sendo investido para tomar decisões;
- Multas por descumprir aviso prévio;
- Cláusulas que dificultam a rescisão de contratos;
- Serviços não utilizados ou subutilizados, ainda sendo pagos mensalmente.
✔️ 2. Compare contratos similares:
- Avalie se diferentes unidades ou setores estão contratando serviços parecidos por valores muito distintos;
- Padronize condições para reduzir custos e ganhar escala, evitando dispersão de fornecedores.
✔️ 3. Avalie a relação custo-benefício real:
- O que foi contratado está sendo entregue?
- Os prazos e condições estão sendo cumpridos?
- Existe valor agregado real para o negócio ou o contrato se tornou obsoleto?
✔️ 4. Mensure o impacto no orçamento:
- Crie indicadores de quanto é gasto por categoria de contrato;
- Estabeleça metas de redução de custos a partir da renegociação ou rescisão de contratos ineficientes.
Ferramentas para Reduzir Desperdícios e Aumentar a Lucratividade
Uma gestão eficiente de contratos exige mais do que controle em planilhas ou memória da equipe. Veja como a tecnologia pode ajudar:
✅ 1. Sistema de Gestão de Contratos
Um software especializado em gestão de contratos pode estar integrado ao seu ERP e ainda permite:
- Centralizar todos os contratos em um repositório seguro e organizado;
- Controlar prazos, reajustes e renovações com alertas automatizados e disparo de tarefas para os responsáveis;
- Criar fluxos de aprovação padronizados, com visibilidade sobre cada etapa;
- Rastrear versões, cláusulas e alterações contratuais;
- Ter visibilidade financeira por contrato, fornecedor ou categoria.
- Controlar o saldo do contrato.
- Gerenciar medições para ter certeza de que está pagando pelos serviços efetivamente executados.
✅ 2. Dashboards e Relatórios de Performance
Com um sistema adequado, você terá indicadores que ajudam na tomada de decisão:
- Tempo médio de aprovação de contratos;
- Percentual de contratos em conformidade;
- Valor total contratado por categoria ou setor;
- Volume de reajustes por período;
- Contratos próximos do vencimento ou com reajustes iminentes.
✅ 3. Fluxos de Aprovação Automatizados
A automação de processos ajuda a:
- Reduzir retrabalho;
- Acelerar negociações e revisões;
- Garantir que cláusulas importantes sejam revisadas antes da assinatura;
- Distribuir responsabilidades com prazos definidos para cada etapa.
- Dar respostas à auditoria sobre quem aprovou ações importantes do contrato.
✅ 4. Avaliação Contínua de Fornecedores e Contratos
Ferramentas que permitem monitorar a performance dos contratos:
- Com questionários personalizados aplicados a gestores;
- Criação de ranking de desempenho dos fornecedores;
- Com ciclos de renovação de contrato baseados em avaliações que seguem critérios bem definidos, e não de avaliações subjetivas.
Conclusão
Contratos mal gerenciados são uma fonte silenciosa de prejuízos para as empresas. Mas com o uso de ferramentas adequadas e processos bem definidos, é possível transformar a gestão de contratos em um centro de eficiência, economia e segurança.
Se sua empresa ainda depende de planilhas, e-mails dispersos ou alertas improvisados, está perdendo oportunidades de economia todos os dias. Evite desperdícios e aumente a lucratividade do seu negócio. Converse com nossos especialistas e descubra como otimizar a gestão de contratos da sua empresa de forma prática e eficaz.
