Gerenciar contratos com fornecedores e terceiros é uma tarefa crítica para qualquer empresa. Esses contratos envolvem serviços essenciais e parcerias de longo prazo, que impactam diretamente a operação e os resultados do negócio.
Quando não há controle efetivo sobre prazos, documentação, obrigações e desempenho, surgem riscos como interrupção de serviços, penalidades legais, perdas financeiras e prejuízos à reputação da empresa.
Neste artigo, vamos explorar como fazer a gestão de contratos com terceiros e fornecedores de forma estratégica, com foco na organização, rastreabilidade e prevenção de riscos.
Por Que a Gestão de Contratos com Terceirizados é Tão Importante?
Contratos com mão de obra de terceiros regem relações críticas para uma da empresa. Eles podem envolver:
- Serviços operacionais (limpeza, segurança, manutenção);
- Contratação de tecnologia ou infraestrutura;
- Parcerias técnicas e especializadas.
Sem uma gestão eficaz, esses contratos podem se transformar em fontes de problemas e comprometer setores inteiros da organização.
A Importância de um Cadastro Estruturado de Terceiros e Fornecedores
A base de uma boa gestão está em um cadastro completo, organizado e atualizado. Isso inclui:
✔️ Dados cadastrais e contatos atualizados;
✔️ Documentação legal (certidões, alvarás, contratos sociais, etc.);
✔️ Classificação por categoria, risco e tipo de serviço prestado;
✔️ Status de regularidade e vigência de documentações obrigatórias.
Um cadastro estruturado permite controle, organização e segurança jurídica, evitando contratação de fornecedores irregulares e sem conformidade.
Como Acompanhar Documentação, Vigência e Obrigações Contratuais
📌 1. Validade de Documentos e Certidões
A documentação das contratadas e de terceiros costuma ter validade limitada, por exemplo, Certidões, Certificados de treinamento, Guias de recolhimento e outros, quando vencidos, podem colocar a empresa em risco trabalhista, fiscal e previdenciário.
✔ Solução: Utilizar um sistema que gerencie a documentação habilitante de cada fornecedor e de cada terceiro.
📌 2. Acompanhamento do Contrato
Muitas empresas gerenciam os terceiros que trabalham em suas instalações, mas não tem ideia a qual contrato o terceiro está vinculado.
Será que o contrato está ativo? Será que a contratada cumpre as obrigações que constam nos contratos.
Muitos contratos são esquecidos após a assinatura. Isso leva a um descompasso na gestão.
✔ Solução: Informatizar a gestão de terceiros com sistemas que gerenciem também os marcos e as obrigações do contrato, com alertas e fluxos automáticos.
📌 3. Obrigações Operacionais e Legais
Contratos com terceiros possuem obrigações definidas em contrato: prazos de entrega, metas de desempenho, garantias e exigências legais, fiscais e previdenciárias.
✔ Solução: Definir regras claras sobre o cumprimento de obrigações e medições de serviços no sistema, com tarefas atribuídas aos responsáveis. Informatizar a gestão destas regras para ter a garantia de que as obrigações estão sendo cumpridas.
O Impacto de Atrasos e Falhas no Cumprimento das Obrigações
Quando o fornecedor falha, toda a operação pode ser afetada. Exemplos comuns:
- O não cumprimento das obrigações documentais das contratadas e dos terceiros geram riscos trabalhistas, fiscais, previdenciários e de compliance.
- A falta de visibilidade dos fornecedores que não cumprem suas obrigações gera o risco da permanência de fornecedores ineficientes na empresa
- A falta de inspeção e de avaliação dos serviços pode gerar custo extra àquele que foi contratado, gerando perda financeira.
A ausência de um controle preventivo pode transformar pequenos problemas em grandes prejuízos.
Como um Sistema de Gestão Centralizado Ajuda a Mitigar Riscos e Melhorar a Relação com Fornecedores
Um sistema de gestão de contratos e de terceiros permite centralizar todas as informações e automatizar o acompanhamento dos fornecedores, promovendo:
✅ 1. Visibilidade Total sobre os Contratos
Saiba quantos contratos estão ativos, quando vencem, quem é o responsável e quais as obrigações foram cumpridas ou estão pendentes, quais terceiros fizeram integração de segurança
✅ 2. Rastreabilidade e Histórico de Interações
Tenha acesso a todas as versões, aprovações e ajustes realizados no contrato, saiba quais terceiros foram alocados, desalocados, quais já trabalharam na sua empresa e estão voltando em outro contrato.
✅ 3. Avaliação de Desempenho de Contratadas
Aplique questionários, crie rankings de fornecedores e monitore o desempenho ao longo do tempo.
✅ 4. Integração com Financeiro e Compliance
Tenha controle sobre renovações, reajustes, pagamentos e conformidade com legislação e normas internas. Defina se as contratadas podem ter seus pagamentos bloqueados quando alguma obrigação não for cumprida.
✅ 5. Prevenção de Riscos e Antecipação de Problemas
Com alertas inteligentes e fluxos automatizados, é possível agir antes que um problema aconteça.
Conclusão
Gerenciar contratos com terceiros e fornecedores de forma estratégica é essencial para manter a operação funcionando sem riscos e com alto desempenho. Um controle eficaz da documentação, vigência e desempenho dos parceiros contratados evita atrasos, penalidades e prejuízos.
Se sua empresa ainda gerencia contratos com terceiros de forma descentralizada, manual e com muitas trocas de e-mail, está na hora de evoluir. Fale com nossos especialistas e descubra como um sistema de gestão pode tornar suas parcerias mais seguras e eficientes.
