A gestão de contratos é essencial para garantir que os acordos firmados entre empresas sejam cumpridos de forma eficiente, transparente e com menor exposição a riscos. No entanto, muitas organizações ainda enfrentam desafios em etapas críticas do processo, como a aprovação, o risco de extravio de documentos e falta de visibilidade sobre prazos e quanto ao cumprimento de obrigações.
Para evitar esses problemas, é essencial entender o ciclo de vida de um contrato e adotar ferramentas que facilitem seu acompanhamento. Este artigo explica as etapas desse ciclo, aborda os desafios comuns e mostra como um sistema de gestão de contratos pode simplificar esse processo.
O Que é o Ciclo de Vida de um Contrato?
O ciclo de vida de um contrato abrange todas as fases pelas quais um contrato passa, desde sua criação, passando por aprovações, assinatura e execução, até o encerramento. Cada etapa requer controle e monitoramento para assegurar que os termos acordados sejam cumpridos e que nenhuma obrigação seja esquecida.
A gestão eficaz desse ciclo é vital para evitar erros operacionais, perdas financeiras e riscos legais.
Este vídeo é uma boa introdução ao conceito de CLM (de Contract Lifecycle Management). Vale a pena assistir:
As Principais Fases do Ciclo de Vida de um Contrato
- Solicitação
- Desafio: Falta de padronização, Informações incompletas ou imprecisas, ausência de documentos que apoiem o entendimento, solicitações por meios informais (e-mails, mensagens, etc.;)
- Como o CLM ajuda: Padroniza a solicitação com formulários personalizados, centraliza tudo em um único lugar e automatiza o fluxo, o que traz agilidade e visibilidade ao processo.
- Homologação de Fornecedor
- Desafio: Garantir a conformidade técnica, documental e qualificação do fornecedor em atender às exigências da contratação.
- Como o CLM apoia: Padroniza o processo de homologação, automatiza o a coleta e a verificação de documentos habilitantes, assegurando que o fornecedor escolhido esteja apto a atender às suas exigências.
- Elaboração
- Desafio: Falta de padronização nas minutas, uso de modelos desatualizados, retrabalho, tramitação de documentos por e-mails para revisões e aprovações.
- Como o CLM resolve: Centraliza modelos de documentos, oferece uma gestão automática de cláusulas, controla as versões das minutas e promove uma revisão colaborativa.
- Assinatura
- Desafio: Coordenar a assinatura de contratos entre partes frequentemente distantes geograficamente.
- Como o CLM facilita: A integração com plataformas de assinatura digital torna o processo de assinatura rápido e seguro.
- Execução
- Desafio: Monitorar o cumprimento de marcos e obrigações contratuais de forma contínua.
- Como o CLM melhora: Proporciona um perfeito monitoramento de renovações, reajustes, ocorrências, garantias, gestão de terceiros, e medição dos serviços prestados, garantindo a conformidade e eficácia.
- Avaliação do Fornecedor
- Desafio: Avaliar objetivamente o desempenho do fornecedor para futuras negociações.
- Como o CLM otimiza: Automatiza o processo, integrado várias áreas na avaliação com questionários personalizadas. Ao final, um ranking traz a visibilidade dos melhores fornecedores.
- Encerramento
- Desafio: Concluir formalmente o contrato, assegurando que todas as obrigações foram cumpridas.
- Como o CLM simplifica: A automatização do processo de encerramento e a geração de documentação final demonstram que não há nenhuma pendência contratual.
Como um Sistema de Gestão de Contratos Melhora Esse Processo?
A gestão manual de contratos é propensa a erros, atrasos e riscos que comprometem a eficiência e a garantia de que tudo o que foi contratado está, de fato sendo gerenciado. Um sistema de gestão especializado oferece funcionalidades que otimizam cada etapa:
- Automatiza os processos, agilizando o dia a dia.
- Mantém um repositório centralizado de todos os contratos, anexos e informações, facilitando buscas e evitando extravios.
- Gera alertas e atividades automáticos para prazos, renovação, reajuste e outros marcos importantes.
- Oferece rastreabilidade completa, permitindo o acompanhamento de todas as alterações no contrato.
Com essas soluções, é possível minimizar riscos, aumentar a produtividade e assegurar conformidade legal.
Conclusão
O ciclo de vida de um contrato inclui várias etapas que requerem atenção e controle rigorosos. Falhas em qualquer uma dessas fases pode impactar negativamente uma empresa tanto financeira quanto juridicamente.
A implementação de um sistema de gestão de contratos garante que cada etapa seja conduzida de maneira organizada, ágil e segura, ajudando sua empresa a evitar problemas e maximizar a eficiência na administração contratual.
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