Janeiro é o mês das resoluções. Todo mundo quer começar o ano fazendo tudo diferente.
Mas na Gestão de Contratos, tem coisas que definitivamente NÃO deveriam ser feitas em momentos de resoluções. E muita gente faz.
Aqui vão cinco erros comuns que comprometem o ano inteiro — e como evitar cada um.
1. Não compre sistema novo sem arrumar o processo antes
É tentador. Ano novo, ferramenta nova, tudo vai funcionar melhor.
O problema: se seu processo está confuso, o sistema novo só vai informatizar a confusão. Mais rápido, mas continua confuso.
Por que isso é erro:
Sistema não inventa processo. Ele executa o processo que você definir.
Se você não sabe quem aprova o quê, se cada área faz do seu jeito, se ninguém sabe quem é responsável por cada contrato, o sistema não vai resolver isso sozinho.
O que fazer em vez disso:
| Passo | O que fazer |
| 1. Mapeie | Como as coisas funcionam hoje |
| 2. Defina | Como deveriam funcionar |
| 3. Escolha | Sistema que execute o que você definiu e que permita mudanças no futuro |
Ferramenta vem depois de processo, não antes.
2. Não implante um CLM com IA se ainda usa planilha para controlar contratos
É tentador. CLM moderno com inteligência artificial parece que vai resolver tudo.
Mas se você ainda controla contratos em planilha — sem processos definidos, sem responsáveis claros, um CLM, mesmo com IA não vai ajudar como deveria.
Por que isso é um erro:
IA integrada ao CLM funciona melhor quando tem:
- Dados estruturados e confiáveis
- Processos claros de aprovação
- Histórico completo dos contratos
- Workflows automatizados rodando
- Padrões para que a IA saiba com o que comparar
Se você pula da planilha direto para um CLM com IA sem estruturar nada no meio, está informatizando a bagunça.
O que fazer em vez disso:
| Etapa | Ação | Resultado |
| 1. Saia da planilha | Implante o básico de um CLM que possa te ajudar no futuro | Centralização |
| 2. Estruture | Defina responsáveis, configure workflows | Processos claros |
| 3. Ative IA | Quando a base estiver sólida e você tiver alguns padrões | A IA agiliza e garante a conformidade |
Observação: Usar IA avulsa (como ChatGPT ou Claude) para analisar um contrato específico faz sentido a qualquer momento. Isso é diferente de implantar CLM com IA integrada.
3. Não crie metas sem medir a situação atual
“Vamos reduzir tempo das aprovações em 50%.”
Ótimo. Mas quanto tempo você leva hoje? Você sabe?
Por que isso é um erro:
Meta sem baseline é chute. Você não sabe se é ela ambiciosa ou modesta demais. Não sabe se está melhorando ou piorando. Não tem como provar resultado.
Exemplo:
A sua empresa quer “reduzir 50% do tempo das aprovações de contratos”. Soa bem. Mas descobre que hoje leva 40 dias, 35 esperando análise jurídica, 5 de aprovações. Reduzir aprovações pela metade (para 2,5 dias)? Isto é factível? Isso não resolve nada!
O que fazer em vez disso:
Antes de definir uma meta, meça a situação atual:
- Quanto tempo leva hoje?
- Onde está o gargalo?
- O que causa atraso?
Aí sim defina metas realistas baseadas em dados, não em desejo.
4. Não delegue a Gestão de Contratos para estagiários
Janeiro é mês de contratações. E alguém tem a brilhante ideia: “Vamos colocar um estagiário para organizar os contratos.”
Por que isso é um erro:
| Aspecto | Por que não funciona |
| Decisão | Gestão de contratos envolve decisão, risco, compliance |
| Conhecimento | Estagiário não conhece o negócio, não sabe o que é crítico |
| Continuidade | Estagiários saem, levam o conhecimento junto |
O que acontece na prática:
Estagiário organiza do jeito que entende. Cria critérios próprios. Quando sai da empresa, ninguém entende o que foi feito.
O que fazer em vez disso:
Tenha alguém sênior responsável pela Gestão dos Contratos da sua empresa. Estagiários podem executar tarefas sob supervisão (digitalizar, cadastrar, conferir). Mas decisões e responsabilidade ficam com alguém que conhece o negócio.
5. Não ignore contratos vencendo no primeiro trimestre
Janeiro é corrido. Todo mundo voltando de férias, acertando pendências, planejando o ano.
E aí você esquece: tem contratos vencendo em fevereiro e março.
Por que isso é um erro:
Quando você percebe, já é fevereiro. Contratos vencem em 30 dias. Não dá tempo de negociar direito. Você aceita o que o fornecedor propôs — porque não tem alternativa.
Ou pior: contrato venceu e você ninguém percebeu. Aí o fornecedor cobra multa por rescisão fora do prazo. Ou para de prestar o serviço. Ou renova automaticamente em condições ruins.
O que fazer em vez disso:
| Quando | O que fazer |
| Primeira semana de janeiro | Liste todos os contratos que vencem no Q1 |
| Segunda semana | Priorize os críticos |
| Janeiro/fevereiro | Inicie negociações com antecedência |
Dois meses de antecedência te dá poder de negociação. Uma semana te deixa refém.
O padrão por trás dos erros
| Todos os erros têm em comum |
| Querer resolver rápido sem pensar direito |
| Comprar ferramenta sem definir processo |
| Pular etapas (planilha → CLM com IA) |
| Criar meta sem medir realidade |
| Delegar errado |
| Não se antecipar aos fatos |
Janeiro é mês de empolgação. E empolgação nos faz tomar decisões apressadas.
A regra de ouro para janeiro:
Vá devagar para ir longe. É melhor fazer pouco, mas fazer certo do que tentar fazer tudo e fazer mal feito.
Conclusão
Janeiro define o tom do ano. Se você começa certo, o resto flui. Se começa errado, passa o ano consertando.
As cinco coisas que você NÃO deve fazer são tentadoras. Parecem atalhos. Mas são armadilhas.
Evite essas armadilhas e você chegará em dezembro com contratos sob controle, processos funcionando e uma equipe tranquila.
Se cair nessas armadilhas e você chegará em dezembro do mesmo jeito que chegou em dezembro de 2025: cansado, apagando incêndio, prometendo que ano que vem vai ser diferente.
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