Todo dezembro é a mesma coisa.
As equipes correm para fechar o ano. Contratos para assinar, contratos vencendo, renovações atrasadas, fornecedores cobrando resposta, orçamento do ano seguinte dependendo de definições que ninguém tomou.
Resultado: todo mundo exausto, trabalhando até tarde, fazendo nas pressas o que poderia ter sido planejado.
E aí vem janeiro. A promessa: “Esse ano vai ser diferente.!
Mas não é. Porque o problema não foi dezembro. Dezembro foi só o sintoma.
O ciclo vicioso da gestão de contratos reativa
| Período | O que acontece | Resultado |
| Janeiro a Novembro | Apaga incêndios: contratos vencem de surpresa, fornecedores cobram, falta de tempo para estruturar uma boa gestão de contratos | O dia a dia é operacional, resolvendo urgências |
| Dezembro | Parece que tudo ficou para a última hora e explode de uma vez: fechamento, orçamento, contratos críticos | Equipes exaustas, decisões apressadas, erros caros |
| Janeiro | “Esse ano vai ser diferente” | Sem planejamento, vira promessa vazia |
| Fevereiro | Quando nada foi feito. O ciclo recomeça | Mais um ano igual |
O problema não é dezembro ser corrido. É que você passou o ano inteiro sem tempo para estruturar uma nova realidade porque estava cuidando de atividades operacionais e até mesmo apagando incêndio.
Por que você não tem tempo para estruturar?
A resposta é simples: Porque a Gestão dos seus Contratos não está automatizada.
Sem informatização e automação, você gasta tempo com coisas que um sistema poderia fazer sozinho:
- Manter um banco de dados único com todos os contratos
- Verificar quais contratos vencem nos próximos 90 dias
- Verificar quais contratos serão reajustados nos próximos 90 dias
- Avisar cada responsável automaticamente
- Criar tarefas para análise e aprovação
- Cobrar quem não respondeu
- Conferir se aprovações aconteceram
- Atualizar a situação de cada contrato
- Avisar outras áreas (financeiro, operações)
- Encaminhar para assinatura
- Cobrar quem não assinou
Exemplo prático:
Uma empresa com centenas de contratos ativos gasta muitas horas por semana só para garantir que nada seja esquecido.
Com informatização e automação: sistema faz tudo isso sozinho. Zero horas!
O que acontece quando você não informatiza a Gestão dos Contratos
Sem automação, três coisas acontecem:
1. Você vive no operacional
Todo seu tempo vai para tarefas repetitivas: lembrar, avisar, cobrar, conferir, atualizar.
Não sobra tempo para o estratégico: se antecipar, analisar, negociar melhor, buscar alternativas.
2. Coisas são esquecidas
Porque dependem de memória humana. E a memória falha.
Contratos vencem sem aviso. Renovações acontecem automaticamente sem análise. Obrigações não são cumpridas.
3. Dezembro vira caos
Porque tudo que foi adiado o ano todo explode de uma vez.
E aí você não tem escolha: trabalha até tarde, decide na pressão, aceita condições ruins — porque não tem tempo de fazer diferente.
Como quebrar este ciclo
A solução não é “trabalhar mais” ou “se organizar melhor”. É informatizar e automatizar tarefas da Gestão de Contratos que um sistema poderia fazer por você, enquanto você planeja e estrutura melhor o trabalho da sua equipe.
O que deve ser informatizado e automatizado:
- Criar um banco de dados único: Todos os contratos e seus documentos em um só lugar
- Personalizar alertas automáticos: O sistema avisa 90, 60, 30 dias antes do vencimento
- Workflows personalizados: Criar tarefas com prazos para cada responsável, disparar aprovações para gestor, avisar financeiro. Tudo automaticamente
- Cobrança de pendências: O sistema lembra quem tem tarefa atrasada, e ainda dá visibilidade aos gestores das atividades da equipe dele
- Atualização de status: Ele registra cada ação automaticamente
- Rastreabilidade: Com um sistema, tudo estará documentado (quem fez o quê, quando)
Quando isso roda sozinho, você ganha tempo para se organizar, trabalhar com antecedência, criar padrões, analisar históricos, buscar alternativas e tomar decisões melhores. A sua empresa ganha porque todos terão esta visibilidade.
A diferença na prática ao longo do ano
| Sem automação (dezembro 2025) | Com automação (dezembro 2026) | |
| Setembro | Não sabe o valor dos contratos para ajudar no orçamento do ano seguinte. | Sistema mostra os valores de todos os contratos, identifica quais ainda têm saldo. Mais facilidade com orçamento. |
| Outubro | Continua discutindo versões de contratos por e-mail, investindo horas nas análises | Sua equipe analisa tudo com mais agilidade, segurança e tudo fica registrado. |
| Novembro | Descobre que muitos contratos vencem em janeiro e tem dificuldade de saber quem é o dono do contrato | O sistema avisa automaticamente para que possam negociar com antecedência |
| Dezembro | Corre para avisar todo mundo, cobrar análises, pedir aprovações | As decisões já foram ou estão sendo tomadas. O processo é menos tenso. |
| Resultado | Não tem tempo e acaba aceitando o que fornecedor propõe | Negociou melhor, e mais, economizou dinheiro e tempo. |
A diferença entre essas duas situações não é sorte. É automação.
Mas e a Inteligência Artificial?
IA não substitui automação. IA não dispara alertas. Não cria tarefas. Não garante que processos aconteçam.
Primeiro você precisa de automação que garante que nada seja esquecido. Depois você usa IA para analisar melhor e decidir mais rápido.
As duas juntas funcionam muito bem e proporcionam o melhor dos dois mundos.
| Automação | Inteligência Artificial | |
| O que faz | Dispara alertas Cria tarefas Garante processos | Analisa contratos Responde perguntas Compara cláusulas |
| Quando entra | Desde o início, ela é a base | Depois, ela amplifica o que já existe |
| O que resolve | Nada é esquecido | As decisões são mais rápidas |
Conclusão
Se sua equipe chegou em dezembro de 2025 exausta, o problema não foi dezembro.
Foi passar o ano inteiro sem automação na Gestão de Contratos, gastando tempo com tarefas que o sistema um sistema poderia fazer sozinho.
2026 pode ser diferente. Mas só se você estruturar agora.
Porque enquanto você não automatizar o básico, vai continuar apagando incêndio. E dezembro vai continuar sendo um caos.
A boa notícia: dá para mudar isso. Não é difícil. Só precisa decidir que vai fazer. Quer parar de viver apagando incêndios? Fale com a gente: comercial@simplesmenteuse.com
