Automatização de Contratos: Benefícios e boas práticas

A automatização é uma das principais ferramentas para empresas que buscam tornar seus processos de contratos padronizados, ágeis e eficientes. Em vez de uma sequência de atividades manuais e repetitivas, com incontáveis trocas de e-mails, a automatização torna possível agilizar cada etapa do ciclo de vida dos contratos, desde a solicitação, criação até a renovação ou encerramento.

Neste artigo, vamos entender melhor os benefícios da automatização de contratos e as melhores práticas para garantir que sua empresa tire o máximo proveito desse recurso.

Benefícios da Automatização de Contratos

Implementar a automatização em um sistema de gestão de contratos traz inúmeros benefícios para a rotina corporativa, entre eles:

1. Redução de Erros

Ao eliminar a necessidade de preenchimento manual, a automatização reduz drasticamente os erros de digitação ou duplicação, o que é comum em processos manuais.

2. Aumento da Produtividade

Com menos etapas manuais, a equipe se torna mais produtiva e pode se dedicar a tarefas de maior valor agregado. Isso permite que os envolvidos com contratos, foquem em atividades estratégicas.

3. Cumprimento de Prazos e Obrigações

O sistema automatizado permite configurar alertas e workflows automáticos para garantir que prazos e obrigações sejam sempre cumpridos, evitando multas e problemas legais.

Boas Práticas para Automatizar o Ciclo de Vida dos Contratos

Para que a automatização realmente funcione bem, é fundamental seguir algumas práticas:

Defina Etapas do Processo

Mapear cada etapa do ciclo de vida dos contratos permite configurar a automatização de forma precisa. Saber onde ocorrem as aprovações, revisões e assinaturas evita falhas na implantação.

Revise o Processo

É fundamental que ao tirar o fluxo do papel, você repense cada etapa e se ela faz sentido, é preciso tomar cuidado para não engessar o dia a dia.

Treine a Equipe

A automação precisa de um bom suporte humano. Treinar a equipe é essencial para que todos conheçam o fluxo do sistema e saibam aproveitar ao máximo as funcionalidades da ferramenta.

Avalie o Desempenho do Sistema

Acompanhar o desempenho do sistema automatizado ajuda a identificar oportunidades de melhoria, permitindo ajustes e garantindo que o processo esteja sempre alinhado com as necessidades da empresa.

Conclusão

A automatização de contratos é um recurso poderoso para empresas que buscam eficiência e segurança na gestão contratual. Com um sistema automatizado, os contratos seguem um fluxo organizado e monitorado, desde a criação até a finalização.

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