A empresa investiu um bom dinheiro em um software de gestão de contratos. Seis meses depois, os contratos continuavam perdidos e as áreas brigando sobre quem deveria fazer o quê. O que deu errado?”
A palavra automação se tornou sinônimo de modernização. No mundo dos negócios, ela é vista como um atalho para reduzir retrabalho, ganhar eficiência e economizar tempo. Mas será que automatizar processos de gestão de contratos resolve todos os problemas? Ou, na prática, sua empresa ainda precisa de algo mais essencial: governança?
A resposta pode surpreender. Automação é poderosa, mas quando aplicada em processos confusos ou sem definição dos donos, ela apenas acelera a bagunça. Neste artigo, vamos explorar porque governança contratual é tão importante e como ela deve caminhar lado a lado com a automação.
O que é governança contratual?
Governança contratual significa ter regras claras, papéis definidos e responsabilidades estabelecidas para todo o ciclo de vida dos contratos. É ela que garante que cada etapa — da solicitação à execução — seja feita com consistência, transparência e alinhamento estratégico.
Pilares da governança contratual:
- Clareza de papéis: quem solicita, quem aprova, quem executa e quem acompanha o contrato.
- Fluxos definidos: cada contrato segue etapas padronizadas, sem depender da memória ou da boa vontade de alguém.
- Rastreabilidade: todas as ações ficam registradas, com histórico de quem fez o quê e quando.
- Alinhamento estratégico: contratos firmados com base nos objetivos da empresa, e não apenas para “resolver rápido”.
Sem governança, a gestão de contratos fica vulnerável a erros, perdas financeiras e riscos jurídicos.
Os limites da automação sem governança
Automatizar processos manuais traz benefícios imediatos, mas também pode mascarar problemas estruturais. Imagine automatizar uma solicitação de contrato sem definir quais informações são obrigatórias: o resultado é um fluxo ágil, mas com dados incompletos e retrabalho garantido.
Exemplos de problemas comuns:
1. Alertas que Ninguém Atende
O sistema envia alertas 90 dias antes do vencimento para 15 pessoas. Ninguém foi definido como responsável. Resultado: todo mundo ignora, contratos vencem e renovações automáticas acontecem com reajustes abusivos.
2. Aprovações em Piloto Automático
O workflow passa por gestor, compras, jurídico e diretoria, mas sem critérios claros. Cada um aprova achando que “o outro já validou”. Contratos com fornecedores problemáticos e cláusulas prejudiciais são aprovados em 48 horas.
3. O Repositório que Virou Labirinto
Contratos digitalizados automaticamente, mas sem classificação ou responsáveis. Encontrar um documento vira caça ao tesouro. Resultado: semanas de trabalho para organizar tudo em uma auditoria e muitos contratos “fantasmas” descobertos.
4. Dashboards Bonitos que Não Resolvem
Relatórios mostram 30% dos contratos vencendo em 60 dias, mas ninguém sabe quem deve agir. A diretoria vê, comenta, nada muda. Seis meses depois, os mesmos 30% continuam críticos.
Nesses casos, a automação não resolve — apenas acelera os erros.
Quando a governança vem primeiro
Antes de pensar em automatizar tudo, a empresa precisa responder:
- Quem é responsável por cada contrato ativo?
- Quais áreas precisam ser envolvidas em cada etapa?
- Quais são os prazos mínimos para análise, revisão e aprovação?
- Como os indicadores de desempenho contratual serão medidos?
Com essas respostas claras, a automação entra para dar velocidade e escala. Sem elas, o processo continua falho, só que mais rápido.
Automação + Governança: O equilíbrio correto
| Qual é o cenário da sua empresa? | ||
| Automação | Governança | Resultado |
 | | Caos |
| | Caos rápido |
| | Funciona, mas lento |
| | Ideal: rapidez e organização |
O ideal não é escolher entre automação e governança, mas integrar os dois. Governança dá direção; automação dá velocidade.
Benefícios dessa combinação:
- Processos ágeis e seguros: cada etapa segue regras claras e é monitorada.
- Menos retrabalho: informações completas desde o início evitam correções posteriores.
- Visibilidade em tempo real: dashboards e relatórios com dados confiáveis para decisões estratégicas.
- Redução de riscos: contratos alinhados com a estratégia da empresa e monitorados de ponta a ponta.
Assim, a automação não substitui a governança — ela potencializa seus resultados.
Conclusão
Automatizar sem governança é como acelerar um carro sem direção: pode até andar rápido, mas dificilmente chegará ao destino certo. Por outro lado, com papéis definidos, fluxos claros e rastreabilidade, a automação se torna uma aliada poderosa.
E na sua empresa, o que está faltando de verdade: mais automação… ou governança clara?
Fale com um dos nossos especialistas. Eles podem ajudar a entender o seu cenário e mostrar como estruturar a gestão de contratos da melhor forma possível.
