Na sua empresa, você consegue responder com segurança quem aprovou o último contrato assinado? E o anterior a esse? Se a resposta for “depende”, é sinal de alerta.
A falta de rastreabilidade nas aprovações de contratos é um problema comum e perigoso. Em muitas organizações, contratos passam por aprovações informais via e-mail, mensagens ou verbalmente. O resultado? Erros, retrabalho, riscos jurídicos e decisões mal documentadas.
Neste artigo, vamos abordar os impactos da falta de controle sobre as aprovações, os riscos que isso traz para a empresa e como fluxos automatizados com trilha de aprovação promove mais segurança e eficiência na gestão de contratos.
A Realidade das Aprovações Informais
Em muitas empresas, o processo de aprovação de contratos é descentralizado, manual e carece de padronização. É comum que minutas sejam compartilhadas por e-mail, encaminhadas a diferentes pessoas, aprovadas verbalmente ou ajustadas sem controle de versão. Resultado, o contrato passa por uma cadeia de aprovação que dificilmente pode ser comprovada.
Essas práticas, embora possam parecer ágeis, ocultam riscos significativos:
- Quem aprovou a cláusula de reajuste anual?
- Quem autorizou a redução do prazo de garantia?
- Por que o contrato foi assinado sem parecer do jurídico?
Sem um registro claro e centralizado, essas perguntas ficam sem resposta em momentos críticos.
Riscos da Falta de Rastreabilidade nas Aprovações
1. Risco jurídico
Um contrato assinado sem aval jurídico pode conter cláusulas abusivas, gerar litígios e comprometer a eficiência dos processos na empresa.
2. Erros operacionais e retrabalho
Sem rastreabilidade da aprovação, equipes podem executar contratos com base em versões mal revisadas, com informações não validadas, ou condições não favoráveis.
3. Falta de responsabilidade definida
Quem foi o aprovador final? Sem registro, a empresa perde a capacidade de auditar, melhorar seus processos e definir políticas para evitar novos casos.
4. Dificuldades em auditorias
Auditorias internas ou externas exigem trilhas de aprovação. A ausência desse controle pode gerar apontamentos de não conformidades.
Como Funciona um Fluxo de Aprovação Estruturado
A solução está em implementar fluxos de aprovação automatizados, integrados à gestão de contratos. Esses fluxos permitem que cada contrato siga um caminho definido, com aprovações por papel, perfil ou valor.
✅ Benefícios práticos:
- Definição de fluxos por valor de contrato: ex: contratos acima de R$ 50 mil exigem aval da diretoria financeira.
- Aprovação registrada com data, hora e nome do responsável.
- Histórico de alterações e aprovações visível para todos os envolvidos.
- Redução de tempo com notificações automáticas e prazos definidos.
Tipos de Fluxo de Aprovação Que Podem Ser Configurados
Cada empresa pode adaptar os fluxos à sua realidade. Alguns exemplos:
- Aprovação sequencial: o contrato só avança quando cada responsável aprovar na ordem definida.
- Aprovação paralela: várias pessoas aprovam ao mesmo tempo, agilizando o processo.
- Aprovação condicional: o fluxo segue caminhos diferentes dependendo do valor, do tipo de fornecedor ou da categoria do contrato.
Integração com Outras Etapas do Ciclo de Vida do Contrato
Ao adotar um sistema de gestão de contratos com workflows integrados, sua empresa ganha:
- Continuidade no processo: a aprovação é uma etapa integrada entre elaboração e assinatura.
- Segurança de versão: somente a versão aprovada segue para assinatura.
- Rastreabilidade para auditoria e compliance: tudo fica registrado, quem fez, o que foi feito e quando foi feito.
Conclusão
A falta de rastreabilidade nas aprovações de contratos é um risco real que pode comprometer juridicamente e financeiramente sua empresa. Ter um processo estruturado, com fluxos claros e aprovadores bem definidos, garante agilidade, segurança e tranquilidade.
Com um sistema especializado, você tem acesso a todo o histórico de aprovações e pode configurar fluxos que respeitam a hierarquia e as políticas internas da empresa.
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