O conceito de Contract Lifecycle Management consiste em gerenciar todo o Ciclo de Vida do Contrato, da solicitação inicial até o encerramento.
A Gestão do Ciclo de Vida do Contrato administra cláusulas contratuais, prazos e responsabilidades, identifica desvios, corrige problemas ou atrasos, padroniza e facilita o gerenciamento dos contratos, propõe soluções inovadoras e tecnológicas, que automatizam os processos e atendem à demanda de mercado.
A Gestão de Contratos, portanto, não se restringe apenas aos departamentos, mas abrange toda a organização.
- Repositório de Contratos centralizado e acessível por toda a empresa.
- Emissão de alertas automáticos de prazos e de vencimentos.
- Monitoramento automático das obrigações contratuais entre fornecedor e cliente, com mensuração de níveis de serviço e desempenho (Service Level Agreement).
- Agilidade nos processos de negociação de novos contratos.
- Redução de riscos financeiros e legais.
- Gestão de mão-de-obra terceirizada.
- Administração dos documentos envolvidos nos contratos.
- Automatização dos processos de qualificação e de avaliação dos fornecedores.
- Administração da documentação habilitante dos fornecedores e dos clientes.
- Integração com o seu software de Gestão Empresarial.
Certamente, sua empresa contrata ou fornece alguns destes serviços: administração de refeitório, aluguel de imóveis e instalações, auditoria, consultoria empresarial, fornecimento de insumos, licença de uso de software, limpeza e conservação, locação de máquinas, manutenção de equipamentos, mão-de-obra temporária, representações comerciais, produção sob encomenda, segurança patrimonial, serviços de recursos humanos, serviços contábeis, serviços de informática, serviços de transporte.
É imprescindível, pois, avaliar quais contratos são estratégicos para cada operação, e quais são facilmente dispensáveis ou substituíveis. Incidentes envolvendo parceiros de negócios não só comprometem
a credibilidade da empresa, como também
acarretam prejuízos financeiros,
processos trabalhistas e
declínio de imagem
corporativa.
• Quanto tempo sua empresa leva para formalizar um contrato?
• Qual a quantidade de contratos que a empresa tem hoje?
• Todos os contratos estão assinados?
• Há cópia de todos eles em seus arquivos?
• Quantos serão reajustados ou renovados nos próximos meses?
• Quantos estão vencidos?
• Em quais contratos a empresa emprega mão-de-obra terceirizada?
- Demora em formalizar contratos.
- Problemas e atrasos na formalização de contratos.
- Perda de prazos para renovação.
- Perda de prazos para reajuste.
- Extravio de contratos e documentos.
- Perdas financeiras por negociações sem informações confiáveis.
- Dificuldade em enfrentar processos jurídicos, devido à ausência de cópia dos documentos contratuais.
- Falhas em atingir os resultados esperados com a contratação de serviços.
- Perda de prazos em projetos, obras e lançamentos de produtos.
- Não cumprimento das obrigações.
- Falha na identificação de irregularidades nos documentos das empresas.
- Negociações financeiras sem informações confiáveis.
- Falhas na identificação de problemas na formalização de contratos.
- Falta de controle dos contratos de mão-de-obra terceirizada.
- Descumprimento das obrigações trabalhistas pela empresa contratada.
- Recebimento de multas.
- Aumento dos casos de inadimplência.
- Redução da troca de e-mails com as áreas envolvidas na análise e na elaboração dos contratos.
- Facilidade de acesso aos dados do contrato.
- Identificação dos desvios das políticas internas.
- Registro de direitos e obrigações, tanto da empresa quanto do parceiro.
- Avaliação dos fornecedores e do cumprimento das obrigações contratuais, fiscais, legais, trabalhistas e previdenciárias.
- Disponibilização de cópias digitalizadas, eliminando o extravio de contratos.
- Notificação de renovação automática do contrato.
- Aviso de contratos com prazos próximos ao vencimento.
- Aviso de contratos vencidos.
- Aviso de reajuste do contrato.
- Aviso de obrigações não cumpridas.
- Emissão de relatórios.
- Controle das demandas da área jurídica.
- Criação de fluxos de trabalho para automação dos processos de negócio (workflows).
- Agendamento do envio de relatórios importantes.
Independente do porte, do segmento ou do volume de contratos,
a eficácia do sistema é comprovada em todas as empresas.
São beneficiados pela Gestão de Contratos: bancos, seguradoras,
indústrias mecânicas, indústrias farmacêuticas, indústrias de plásticos,
indústrias de autopeças, indústrias de biotecnologia, hospitais,
administradores de planos de saúde, telefonia, educação, varejo, transporte,
logística, alimentação, serviços, ramo de cosméticos, administradores de meios
de pagamento, indústrias de papel e celulose.
